Eine Inventur mit Handcount durchführen

Zählungen ist die Startseite der App: jede Zählung, die Sie je gemacht haben, mit Standort, Startzeit, Anzahl der Artikel und Anzahl der eingegangenen Scans. Ein Kennzeichen in der Zeile sagt, wie weit sie kam — läuft, übernommen oder abgebrochen — und hebt die zwei Dinge hervor, die auf einen Blick zählen: wie viele Zeilen von Shopify abweichen und wie viele ungelöste Konflikte es gibt. Neue Zählung startet eine.

Zuerst der Standort. Eine Zählung gehört zu genau einem, und jede Menge, die sie schreibt, geht dorthin. Im Tarif für einen Standort wählen Sie aus Ihren vorhandenen Standorten einen aus; der Tarif für mehrere Standorte erlaubt Zählungen an beliebig vielen, auch gleichzeitig.

Dann der Umfang, der optional ist. Auf Lieferant beschränken und Auf Produkttyp beschränken engen die Zählung auf einen Teil des Katalogs ein — für das Regal eines Lieferanten oder für die Jacken statt für den ganzen Raum. Bleibt es bei Alles, umfasst die Zählung jeden an diesem Standort geführten Artikel.

Dann die eine Einstellung, die ändert, was Übernehmen tut. Unverändert lassen aktualisiert nur die Artikel, die jemand gezählt hat; alles, was niemand gescannt hat, behält die Menge, die Shopify ohnehin führt. Auf null setzen behandelt alles Ungescannte als nicht vorrätig — das ist eine Vollinventur, und so wird ein Lager ehrlich geleert und neu gezählt.

Eine Vollinventur setzt jeden ungezählten Artikel auf null. Bei einem Standort mit 160 Artikeln, von denen 8 gezählt wurden, sind das 152 Artikel auf null. Die App nennt die Zahl, bevor sie etwas schreibt — aber das ist die eine Einstellung, die man besser zweimal liest.

In Shopify erfasster Grund ist das, was Shopify zu jeder Änderung dieser Zählung ablegt. Voreingestellt ist Bestandszählung, die übrigen sind die, die Shopify selbst anbietet: Korrektur, Schwund, beschädigt, Qualitätskontrolle, Wiederauffüllung. Was Sie wählen, taucht später in der Bestandshistorie jedes Artikels auf — in einem Jahr sagt die Korrektur also noch, warum sie geschah.

Name und Notiz sind beide optional. Der Name dient nur dazu, Zählungen in der Liste auseinanderzuhalten — Montagszählung Lager liest sich besser als ein Datum. Die Notiz bleibt bei der Zählung und geht nicht an Shopify, das kein Feld dafür hat.

Beim Anlegen wird eine Momentaufnahme dessen gemacht, was Shopify gerade führt. Diese Aufnahme ist später die Spalte Bei Zählbeginn, und gegen sie werden die gezählten Zahlen verglichen — was nach diesem Moment verkauft wird, erscheint also als Abweichung und wird nicht stillschweigend verschluckt.

Zu jeder neuen Zählung gehört ein Link, daneben ein QR-Code. Alle, die ihn öffnen, zählen in dieselbe Sitzung, und ihre Scans erscheinen binnen Sekunden in Ihrem Admin. Es gibt keine App zu installieren, kein Shopify-Konto anzulegen und nichts auf dem Gerät einzurichten — und genau darum geht es: wer zählt, hat in der Regel keinen Admin-Zugang.

Link kopieren legt ihn in die Zwischenablage für eine Nachricht; Öffnen lädt ihn in einem neuen Tab, was der schnellste Weg ist, ihn selbst zu prüfen. Unter dem Link listet Zählt gerade die Personen auf, deren Telefone in diesem Moment in der Sitzung sind, mit dem Namen, den sie eingetippt haben.

Der erste Bildschirm fragt nach einem Namen und sonst nichts. Dieser Name steht auf jeder Zeile, die diese Person zählt — so beantworten Sie eine Woche später die Frage, wer das gezählt hat, und mehr erfährt die App über sie nie. Nach Zählen starten lädt das Telefon den Katalog für diesen Standort herunter; das dauert ein paar Sekunden und ist der Grund, warum es später ohne Netz weiterarbeitet.

Link ändern gibt einen neuen aus und legt den alten still. Nutzen Sie das, wenn der Link irgendwo gelandet ist, wo er nicht hingehört — ein Gruppenchat, ein ehemaliger Mitarbeiter — und nicht zum Aufräumen.

Ein Wechsel des Links legt den alten sofort still. Wer gerade darauf zählt, wird beim nächsten Tippen ausgesperrt, und was das Telefon noch nicht gesendet hat, lässt sich nicht mehr senden — diese Scans sind weg. Alles bereits Eingegangene bleibt erhalten.

Eine Zählung abbrechen ist der andere Ausweg. Sie schließt die Zählung, der Link nimmt keine Scans mehr an, alles bisher Gezählte bleibt lesbar, und an Shopify wird nichts geschrieben. Eine abgebrochene Zählung lässt sich nicht wieder öffnen; wer weitermachen will, legt eine neue an.

Der Zählbildschirm ist für die Person auf der Fläche die ganze App. Oben Standort und Fortschritt der Zählung, in der Mitte ein Feld, darunter alles bisher Gezählte, das Neueste zuerst.

Das Feld nimmt dreierlei: einen Barcode, eine SKU oder einen Teil des Produktnamens. Ein Bluetooth-Scanner ist für das Telefon schlicht eine Tastatur — er tippt den Barcode ins Feld und drückt Enter, mehr als die Bluetooth-Einstellungen des Telefons braucht es nicht. Tippen funktioniert genauso, was für den Artikel zählt, dessen Etikett abgerieben ist.

Jeder Scan zählt eins dazu. Eine Inventur zählt Stück und nicht Scans — denselben Karton zweimal zu scannen ist also die Art, das zweite Stück zu erfassen: die Zahl geht auf zwei, und eine Einblendung bestätigt, auf welchem Artikel er gelandet ist und wie dessen laufende Summe steht.

Für ein Regal ohne Scanner macht Kamera verwenden das Telefon zu einem: auf einen Barcode halten, er wird gelesen und gezählt, und das Telefon bleibt im Kameramodus, sodass eine Reihe abgegangen werden kann, ohne aufzublicken. Für ein Regal mit vierzig gleichen Artikeln lässt sich der Scanmodus so umstellen, dass er nach einer Menge fragt — einmal scannen, 40 eintippen, fertig.

Beide Modi liegen in den Einstellungen des Telefons, zusammen mit der Frage, ob ein Scan sofort zählen oder auf eine Bestätigung warten soll. Sie gelten je Gerät: wer auf der Leiter steht, kann anders arbeiten als wer an der Werkbank steht.

Ein Code, den die Zählung nicht enthält, wird abgelehnt, und der Bildschirm sagt das deutlich, statt still nichts zu tun. Das heißt in der Regel eines von drei Dingen: der Artikel wird an diesem Standort nicht geführt, die Zählung wurde auf einen Lieferanten oder Typ eingegrenzt, der ihn ausschließt, oder der Barcode steht gar nicht in Shopify. Ein Tippen auf eine gezählte Zeile öffnet den Artikel, wo sich die Menge erhöhen oder senken, eine Notiz hinterlassen oder die Zeile entfernen lässt.

Eine Zeile zu entfernen ist nicht dasselbe wie null zu zählen. Eine entfernte Zeile gilt wieder als nie gezählt, was bei einer Zyklenzählung bedeutet, dass Shopifys Zahl stehen bleibt; sie als null zu zählen sagt, das Regal sei leer. Die App fragt nach, was gemeint war, bevor sie etwas entfernt.

Ohne Verbindung geht das Zählen weiter. Der Katalog liegt bereits auf dem Gerät, und jeder Scan wird zuerst dort geschrieben — der Bildschirm sagt, wie viele warten. Kehrt die Verbindung zurück, gehen sie von selbst hoch, die ältesten zuerst, und der Hinweis wechselt zurück auf synchronisiert.

Das Telefon behält seine Kopie, solange die Zählung offen ist, und löscht sie, wenn die Zählung schließt oder dreißig Tage nachdem dieses Telefon sie zuletzt geöffnet hat. Sonst wird nichts über die Person gespeichert: kein Konto, keine Kontaktdaten, nur der eingetippte Name und die gemachten Scans.

Der Zählbildschirm spricht zwölf Sprachen und folgt der Einstellung des Telefons — eine gemischte Belegschaft braucht also keine Absprache: alle öffnen denselben Link und lesen ihn in ihrer Sprache. Von Hand wählbar ist sie in den Einstellungen ebenfalls.

Wurde der Link ersetzt oder die Zählung abgebrochen, sagt das Telefon das, statt still zu scheitern. Bereits übertragene Scans sind sicher; was auf diesem Gerät noch wartet, lässt sich nicht mehr senden, und die Person braucht den neuen Link, um weiterzumachen.

Mehrere Personen zählen denselben Standort gleichzeitig und sehen jeweils die laufende Summe der anderen. Es gibt keine Zuteilung und keine Sperre — zwei Personen, die dasselbe Regal scannen, erzeugen schlicht eine zu hohe Summe, und genau dafür ist die Spalte mit den Abweichungen da.

Im Admin zeigt die Tabelle, was das Regal sagt, gegen das, was Shopify hält. Bei Zählbeginn ist die Menge zum Zeitpunkt des Anlegens, Gezählt ist, was von den Telefonen kam, Differenz ist der Abstand dazwischen, und Gezählt von ist, wer gescannt hat. Über der Tabelle halten fünf Kacheln die Form des Ganzen im Blick: Artikel, gezählt, Abweichungen, nicht gezählt, Scans.

Die Reiter grenzen die Tabelle ein, ohne sie zu verändern. Abweichungen ist, wo die Arbeit liegt — die Zeilen, in denen Regal und Shopify sich uneinig sind. Übereinstimmend ist alles, was aufging. Gezählt, Nicht gezählt und Alle sind die naheliegenden drei, und Mit Notizen sammelt die Zeilen, die jemand markiert hat.

Die Suche nimmt einen Produktnamen, eine SKU oder einen Barcode — eine Frage von der Fläche, „was hatten wir beim olivfarbenen Hemd?“, ist damit ein Feld von der Antwort entfernt.

Gezählt von filtert auf eine Person oder mehrere. Bei einer Zählung mit drei Leuten ist das bequem; bei einer mit vierunddreißig ist es der einzige praktikable Weg zu einer Zeile — deshalb hat der Filter eine eigene Suche und ein Alle auswählen.

Artikel hinzufügen deckt ab, was die Telefone gar nicht erfasst haben: den Karton, der im Lager auftaucht, nachdem alle gegangen sind, oder einen Artikel, der an diesem Standort geführt, aber nie gescannt wurde. Gesucht wird im selben Katalog, den auch die Telefone nutzen, und die Zeile wird angelegt, als wäre sie im Admin gescannt worden.

Notizen laufen in beide Richtungen. Wer zählt, kann vom Telefon aus eine hinterlassen — ein zerdrückter Karton, ein Gang hinter einer Palette — und Sie können es von hier aus tun, zu einem Artikel oder zur ganzen Zählung. Alle Zählenden sehen sie, und jede Notiz lässt sich abhaken, sobald sie erledigt ist.

Nichts davon hat Ihren Bestand berührt. Die Zählung hält ihre eigenen Zahlen, bis Sie sie übernehmen: die Seite zu schließen, morgen wiederzukommen oder die Tabelle zu filtern ändert in Shopify nichts.

Nichts auf dieser Seite wurde bisher in Ihren Bestand geschrieben. Bis Übernehmen gedrückt wird, hält Shopify genau das, was es beim Start der Zählung hielt.

Ein Konflikt ist ein Artikel, dessen Menge sich in Shopify geändert hat, nachdem die Zählung ihn erreicht hatte. Ein Verkauf, eine Rückgabe, eine andere App bei der Arbeit — was auch immer die Ursache war, die Zahl, gegen die verglichen wurde, ist nicht mehr die, die Shopify hält. Die gezählte Zahl darüberzuschreiben würde löschen, was dazwischen geschah. Das tut Handcount nicht: es schreibt jede Zeile, die es sicher schreiben kann, und hält den Rest zurück.

Das Ergebnis erscheint als Hinweis auf der Zählung: wie viele Artikel aktualisiert wurden, wie viele ohnehin stimmten und wie viele Konflikte sind. Dieser Hinweis ist zugleich der Weg hinaus, sodass nichts gesucht werden muss.

Konflikte lösen öffnet sie einzeln. Jede Zeile zeigt die Menge bei Zählbeginn, die Menge, die Shopify jetzt hält, und die gezählte Zahl — und bietet drei Antworten. Shopifys Zahl behalten lässt sie in Ruhe und beendet den Konflikt. Die gescannte Zahl schreiben setzt die gezählte über das, was Shopify jetzt hält. Eine andere Zahl schreiben nimmt eine Zahl, die Sie eintippen, für den Fall, dass keine von beiden stimmt und jemand noch einmal nachgesehen hat.

Ein Artikel, der während der Zählung an diesem Standort nicht mehr geführt wird, bekommt einen vierten Fall: Es gibt keine Menge zu schreiben, also ist die einzig sinnvolle Antwort, ihn in Ruhe zu lassen.

Was Sie nicht entscheiden, bleibt ein Konflikt. Die App rät nicht, und sie nimmt nicht stillschweigend die gezählte Zahl, weil Sie das vermutlich gemeint hätten.

Konflikte lassen sich vor der Übernahme oder danach klären. Davor öffnet derselbe Bildschirm aus der Bestätigung; danach trägt die Zählung eine Tabelle Nicht geschrieben mit dem Grund in jeder Zeile und einer Schaltfläche je Zeile, sodass ein einzelner hartnäckiger Artikel geklärt werden kann, ohne den Rest anzufassen.

Übernehmen schreibt die gezählten Mengen an den Standort, für den die Zählung angelegt wurde. Vorher liest es Shopify erneut und sagt Ihnen, was sich seit dem Start geändert hat — die Bestätigung handelt also vom Shop, wie er jetzt ist, und nicht, wie er heute Morgen war.

Bei einer Vollinventur nennt die Bestätigung außerdem, wie viele ungezählte Artikel gleich auf null gesetzt werden und wie viele sie in Ruhe lässt. Diese zwei Zahlen sind der Unterschied zwischen Vollinventur und Zyklenzählung, genannt im letzten Moment, in dem noch abgebrochen werden kann.

Jede Änderung wird mit dem Grund erfasst, den Sie beim Anlegen gewählt haben, und erscheint in der Bestandshistorie des Artikels in Shopify wie jede andere Korrektur — an derselben Stelle, an der auch eine manuelle Korrektur auftauchen würde, mit derselben Nachvollziehbarkeit.

Danach behält die Zählung das Ergebnis. In Shopify aktualisiert listet jede geschriebene Zeile mit Vorher, Nachher und Differenz; Nicht geschrieben listet, was zurückgehalten wurde. Beides bleibt auf der Seite, womit die Zählung ihr eigenes Protokoll dessen ist, was geschehen ist.

Diese Übernahme zurücknehmen setzt die Mengen auf den Stand davor. Das geschieht Zeile für Zeile und nur dort, wo Shopify noch genau die Zahl hält, die diese Übernahme geschrieben hat — was seither verkauft wurde, bleibt also unangetastet, statt ein zweites Mal überschrieben zu werden.

Das heißt, eine Rücknahme kann teilweise erledigt zurückkommen — und dann bleibt sie verfügbar: noch einmal drücken, und sie geht nur die Zeilen durch, die noch nicht zurück sind. Die Schaltfläche verschwindet erst, wenn jede Zeile zurückgesetzt wurde.

Artikel, die als Konflikte gemeldet wurden, sind nie geschrieben worden — die Rücknahme rührt sie also ebenfalls nicht an, sie bleiben, wie sie sind.

Shopify erfasst die Rücknahme als Korrektur und nicht als weitere Bestandszählung. Das hält die Historie des Artikels lesbar: eine Zählung, die gemacht wurde, und eine Korrektur, die sie zurücknahm — statt zweier Zählungen, die einander zu widersprechen scheinen.

Mit einer früheren Zählung vergleichen steht auf der Seite der Zählung und für sich allein. Wählen Sie einen Standort und dann zwei oder mehr seiner übernommenen Zählungen — nur übernommene erscheinen, denn eine Zählung, die nie geschrieben wurde, hat kein Ergebnis zum Vergleichen.

Der Vergleich ist eine Zeile je Artikel und eine Spalte je Zählung, mit einer Spalte für die Veränderung von der ersten zur letzten. Die Suche grenzt nach Name, SKU oder Menge ein.

Das ist die Ansicht, die aus einzelnen Zählungen ein Muster macht. Eine Zählung nennt die heutige Zahl; vier davon nennen die SKU, die jeden Monat fehlt — und das ist kein Zählfehler, sondern etwas, das im Laden passiert.

Zählungen bleiben in der Liste, solange die App installiert ist, der Vergleich wird also nützlicher, je länger Sie zählen.

Ein Standort kostet 19 $ im Monat: ein Standort, bis zu fünf Telefone gleichzeitig, und keine Grenze für Artikel oder für die Zahl der Zählungen.

Mehrere Standorte kostet 49 $ im Monat: beliebig viele Standorte und beliebig viele Telefone, mit derselben Abwesenheit von Grenzen bei Artikeln und Zählungen.

Kein Tarif richtet sich nach der Kataloggröße, die Rechnung ändert sich also nicht, weil der Shop gewachsen ist. Beide beginnen mit 14 kostenlosen Testtagen, und die App zeigt auf jeder Seite des Admins, wie viele davon noch übrig sind.