Hacer un inventario con Handcount

Conteos es la página de inicio de la app: todos los conteos que has hecho, con su ubicación, cuándo empezaron, cuántos artículos cubren y cuántos escaneos han llegado. Una etiqueta en la fila dice hasta dónde llegó — en curso, aplicado o cancelado — y señala las dos cosas que importan de un vistazo: cuántas líneas discrepan de Shopify y cuántos conflictos siguen sin resolver. Nuevo conteo empieza uno.

Primero, la ubicación. Un conteo pertenece exactamente a una, y toda cantidad que escriba va ahí. En el plan de una ubicación eliges entre las que tienes y cuentas una; el plan de varias ubicaciones permite conteos en todas las que quieras, incluso a la vez.

Después el alcance, que es opcional. Limitar a proveedor y Limitar a tipo de producto acotan el conteo a una parte del catálogo — para recorrer la estantería de un proveedor, o las chaquetas, en vez de toda la sala. Si se deja en Todo, el conteo abarca cada artículo con stock en esa ubicación.

Y luego el único ajuste que cambia lo que hace Aplicar. Dejar sin cambios actualiza solo los artículos que alguien contó, y todo lo que nadie escaneó conserva la cantidad que Shopify ya tiene. Poner a cero trata lo no escaneado como agotado: eso es un conteo completo, y es como se vacía y se vuelve a contar un almacén con honestidad.

Un conteo completo pone a cero todos los artículos no contados. En una ubicación con 160 artículos de los que se contaron 8, son 152 artículos a cero. La app dice la cifra antes de escribir nada, pero este es el ajuste que conviene leer dos veces.

Motivo registrado en Shopify es lo que Shopify archiva en cada cambio que haga este conteo. Por defecto es Conteo de stock, y los demás son los que ofrece el propio Shopify: corrección, merma, dañado, control de calidad, reposición. Lo que elijas aparece luego en el historial de inventario de cada artículo, así que dentro de un año el ajuste seguirá diciendo por qué ocurrió.

El nombre y la nota son opcionales. El nombre solo sirve para distinguir conteos en la lista — Conteo del lunes en almacén se lee mejor que una fecha. La nota se queda con el conteo y no se envía a Shopify, que no tiene campo para ella.

Crear el conteo toma una instantánea de lo que Shopify tiene en ese momento. Esa instantánea es la columna Al empezar el conteo que verás después, y es contra ella que se comparan las cifras contadas: lo que se venda a partir de ahora aparece como diferencia en vez de absorberse en silencio.

Cada conteo nuevo trae un enlace y, al lado, un código QR. Todos los que lo abran cuentan en la misma sesión, y sus escaneos aparecen en tu panel en segundos. No hay app que instalar, ni cuenta de Shopify que crear, ni nada que configurar en el dispositivo — y ese es el punto: quien cuenta normalmente no es quien tiene acceso al panel.

Copiar enlace lo deja en el portapapeles para un mensaje; Abrir lo carga en una pestaña nueva, que es la forma más rápida de comprobarlo tú mismo. Bajo el enlace, Contando ahora lista a las personas cuyos móviles están en la sesión en este momento, con el nombre que escribieron.

La primera pantalla pide un nombre y nada más. Ese nombre queda en cada línea que esa persona cuenta — así respondes una semana después a «quién contó esto» — y es todo lo que la app llega a saber de ella. Tras Empezar a contar, el móvil descarga el catálogo de esa ubicación: tarda unos segundos y es lo que le permite luego funcionar sin cobertura.

Cambiar enlace emite uno nuevo y anula el anterior. Úsalo cuando el enlace haya acabado donde no debía — un grupo de chat, alguien que ya no trabaja aquí — y no para ordenar.

Cambiar el enlace deja el anterior inservible al instante. Quien esté contando queda fuera en su siguiente toque, y lo que su móvil no haya enviado ya no podrá enviarse: esos escaneos se pierden. Todo lo ya recibido se conserva.

Cancelar el conteo es la otra salida. Cierra el conteo y el enlace deja de aceptar escaneos, conserva todo lo contado para que la página siga leyéndose, y no escribe nada en Shopify. Un conteo cancelado no se puede reabrir; si hay que seguir, se crea uno nuevo.

La pantalla de conteo es toda la app para quien está en la tienda. Arriba, la ubicación y hasta dónde va el conteo; en medio, un campo; debajo, todo lo contado hasta ahora, lo más reciente primero.

El campo acepta tres cosas: un código de barras, un SKU o parte del nombre de un producto. Para el móvil, un lector Bluetooth no es más que un teclado — escribe el código en el campo y pulsa intro, así que no hace falta emparejar nada más allá de los ajustes Bluetooth del propio móvil. Teclear funciona igual, lo que importa para el artículo cuya etiqueta se ha borrado.

Cada escaneo suma uno. Un inventario cuenta unidades y no escaneos, así que escanear la misma caja dos veces es como se registra la segunda: la cifra sube a dos, y un aviso confirma en qué artículo cayó y cuál es su total en marcha.

Para una estantería sin lector a mano, Usar cámara convierte el móvil en uno: apúntalo a un código y queda leído y contado, y el móvil se queda en modo cámara para poder recorrer una fila sin levantar la vista. Para una estantería con cuarenta artículos iguales, el modo de escaneo puede pedir una cantidad: escanea uno, escribe 40, listo.

Ambos modos están en los ajustes del propio móvil, junto con si un escaneo debe contar de inmediato o esperar confirmación. Son por dispositivo: quien está en la escalera puede trabajar de una manera y quien está en el mostrador de otra.

Un código que el conteo no contiene se rechaza, y la pantalla lo dice con claridad en vez de no hacer nada en silencio. Eso suele significar una de tres cosas: el artículo no tiene stock en esta ubicación, el conteo se acotó a un proveedor o tipo que lo excluye, o el código de barras no está en Shopify. Al tocar cualquier línea contada se abre ese artículo, donde la cantidad se puede subir o bajar, dejar una nota, o quitar la línea.

Quitar una línea no es lo mismo que contar cero. Una línea quitada vuelve a no haber sido contada nunca, lo que en un conteo cíclico significa que la cifra de Shopify se mantiene; contarla como cero dice que la estantería está vacía. La app pregunta cuál de las dos querías antes de quitar nada.

Sin cobertura, se sigue contando. El catálogo ya está en el dispositivo y cada escaneo se escribe allí primero — la pantalla dice cuántos esperan. Cuando vuelve la conexión suben solos, los más antiguos primero, y el aviso vuelve a decir sincronizado.

El móvil conserva su copia mientras el conteo esté abierto, y la borra cuando el conteo se cierra o treinta días después de que ese móvil lo abriera por última vez. No se guarda nada más de la persona: ni cuenta, ni datos de contacto, solo el nombre que escribió y los escaneos que hizo.

La pantalla de conteo habla doce idiomas y sigue el ajuste del propio móvil, así que una plantilla mixta no necesita ninguna coordinación: todos abren el mismo enlace y lo leen en su idioma. También se puede elegir a mano en los ajustes.

Si el enlace se ha reemplazado o el conteo se ha cancelado, el móvil lo dice en vez de fallar en silencio. Los escaneos ya entregados están a salvo; lo que siga esperando en ese dispositivo no podrá enviarse, y la persona necesita el enlace nuevo para continuar.

Varias personas cuentan la misma ubicación a la vez, y cada una ve el total que van sumando las demás. No hay reparto ni bloqueo: dos personas escaneando la misma estantería simplemente producen un total demasiado alto, y para eso está la columna de diferencias.

En el panel, la tabla es lo que dice la estantería frente a lo que tiene Shopify. Al empezar el conteo es la cantidad de cuando se creó, Contado es lo que llegó de los móviles, Diferencia es el hueco entre ambos, y Contado por es quién lo escaneó. Sobre la tabla, cinco fichas mantienen a la vista la forma del conjunto: artículos, contados, discrepancias, sin contar, escaneos.

Las pestañas acotan la tabla sin cambiarla. Discrepancias es donde está el trabajo: las líneas en las que la estantería y Shopify no coinciden. Coinciden es todo lo que salió bien. Contados, Sin contar y Todos son los tres obvios, y Con notas reúne las líneas que alguien marcó.

La búsqueda acepta un nombre de producto, un SKU o un código de barras, así que una pregunta desde la tienda — «¿qué salió en la camisa oliva?» — está a un campo de distancia de su respuesta.

Contado por filtra a una persona o a varias. En un conteo hecho por tres personas es una comodidad; en uno hecho por treinta y cuatro es la única forma práctica de encontrar una fila, y por eso el filtro tiene su propia búsqueda y un seleccionar todos.

Añadir un artículo cubre lo que los móviles no vieron: la caja que aparece en el almacén cuando ya se ha ido todo el mundo, o un artículo con stock en esta ubicación que nunca se escaneó. Busca en el mismo catálogo que usan los móviles y añade una línea contada como si se hubiera escaneado desde el panel.

Las notas van en las dos direcciones. Quien cuenta puede dejar una desde su móvil — una caja aplastada, un pasillo tapado por un palé — y tú puedes dejarla desde aquí, sobre un artículo o sobre el conteo entero. Todos los que cuentan las ven, y cada nota se puede dar por resuelta.

Nada de esto ha tocado tu stock. El conteo guarda sus propias cifras hasta que lo apliques: cerrar la página, volver mañana o filtrar la tabla no cambia nada en Shopify.

Nada de esta página se ha escrito todavía en tu inventario. Hasta que se pulse Aplicar, Shopify sigue teniendo exactamente lo que tenía cuando empezó el conteo.

Un conflicto es un artículo cuya cantidad en Shopify cambió después de que el conteo llegara a él. Una venta, una devolución, otra app haciendo su trabajo — sea cual sea la causa, la cifra contra la que se comparó ya no es la que tiene Shopify, así que escribir encima el número contado borraría lo que pasó en medio. Handcount no hace eso: escribe todas las líneas que puede escribir con seguridad y retiene el resto.

El resultado aparece como un aviso en el conteo: cuántos artículos se actualizaron, cuántos ya estaban bien y cuántos son conflictos. Ese aviso es también la salida, así que no hay que buscar nada.

Resolver conflictos los abre uno a uno. Cada línea muestra la cantidad al empezar el conteo, la que Shopify tiene ahora y la cifra contada, y ofrece tres respuestas. Quedarse con la cifra de Shopify la deja en paz y deja de ser conflicto. Escribir la cifra escaneada la pone encima de lo que Shopify tiene ahora. Escribir otra cifra toma un número que teclees, para cuando ninguna de las dos es correcta y alguien ha vuelto a mirar.

Un artículo que ha dejado de tener stock en esta ubicación durante el conteo tiene un cuarto caso propio: no hay cantidad que escribir, así que la única respuesta sensata es dejarlo en paz.

Lo que no decidas sigue siendo un conflicto. La app no adivina, y no toma en silencio la cifra contada porque probablemente sea lo que querías.

Los conflictos se pueden resolver antes de aplicar o después. Antes, la misma pantalla se abre desde la confirmación; después, el conteo lleva una tabla No aplicado con el motivo en cada línea y un botón de escritura en cada una, así que un artículo terco se resuelve sin tocar el resto.

Aplicar escribe las cantidades contadas en la ubicación para la que se creó el conteo. Antes de hacerlo vuelve a leer Shopify y te dice qué ha cambiado desde que el conteo empezó, así que la confirmación habla de la tienda tal y como está ahora, no como estaba esta mañana.

En un conteo completo, la confirmación también dice cuántos artículos sin contar están a punto de ponerse a cero y cuántos deja en paz. Esas dos cifras son la diferencia entre un conteo completo y uno cíclico, dichas en el último momento en que aún se puede parar.

Cada cambio se registra con el motivo que elegiste al crear el conteo, así que aparece en el historial de inventario del artículo en Shopify como cualquier otro ajuste: en el mismo sitio donde saldría una corrección manual, con el mismo rastro.

Después, el conteo conserva el resultado. Actualizado en Shopify lista cada línea escrita, con su antes, su después y la diferencia; No aplicado lista lo que quedó retenido. Ambos se quedan en la página, lo que convierte al conteo en su propio registro de lo ocurrido.

Deshacer esta aplicación devuelve las cantidades a como estaban antes. Trabaja línea a línea, y solo donde Shopify sigue teniendo la cifra que esta aplicación escribió — así que lo que se haya vendido desde entonces se queda tal cual en vez de sobrescribirse por segunda vez.

Eso significa que un deshacer puede volver hecho a medias, y cuando ocurre sigue disponible: púlsalo otra vez y recorre solo las líneas que aún no han vuelto. El botón desaparece cuando todas han vuelto.

Los artículos señalados como conflictos nunca llegaron a escribirse, así que deshacer tampoco los toca: se quedan como están.

Shopify registra la reversión como una corrección y no como otro conteo de stock, lo que mantiene legible el historial del artículo: un conteo que se hizo y una corrección que lo deshizo, en vez de dos conteos que parecen contradecirse.

Comparar con un conteo anterior está en la página del conteo y por su cuenta. Elige una ubicación y luego dos o más de sus conteos aplicados — solo aparecen los aplicados, porque un conteo que nunca se escribió no tiene resultado que comparar.

La comparación es una fila por artículo y una columna por conteo, con una columna de cambio que muestra el movimiento del primero al último. La búsqueda la acota por nombre, SKU o cantidad.

Es la vista que convierte conteos sueltos en un patrón. Un conteo te dice la cifra de hoy; cuatro te dicen qué SKU falta todos los meses, y eso no es un error de conteo: es algo que está pasando en la tienda.

Los conteos se quedan en la lista mientras la app esté instalada, así que la comparación es más útil cuanto más tiempo lleves contando.

Una ubicación son 19 $ al mes: una ubicación, hasta cinco móviles contando a la vez, y sin límite de artículos ni de cuántos conteos hagas.

Varias ubicaciones son 49 $ al mes: cualquier número de ubicaciones y de móviles, con la misma ausencia de límites en artículos y conteos.

Ningún plan se cobra por tamaño de catálogo, así que la factura no cambia porque la tienda haya crecido. Los dos empiezan con 14 días de prueba gratis, y la app dice cuántos quedan en todas las páginas del panel mientras corre.