Faire un inventaire avec Handcount

Comptages est la page d'accueil de l'application : tous les comptages que vous avez faits, avec leur emplacement, l'heure de départ, le nombre d'articles couverts et le nombre de scans reçus. Une pastille sur la ligne dit où il en est — en cours, appliqué ou annulé — et signale les deux choses qui comptent d'un coup d'œil : combien de lignes s'écartent de Shopify, et combien de conflits restent non résolus. Nouveau comptage en démarre un.

D'abord l'emplacement. Un comptage appartient à un seul, et toute quantité qu'il écrit part là-bas. Sur la formule à un emplacement, vous choisissez parmi les vôtres et en comptez un ; la formule multi-emplacements permet des comptages sur autant d'emplacements que vous voulez, y compris en même temps.

Ensuite le périmètre, qui est facultatif. Limiter au fournisseur et Limiter au type de produit restreignent le comptage à une partie du catalogue — pour parcourir le rayon d'un fournisseur, ou les vestes, plutôt que toute la salle. Laissé sur Tout, le comptage couvre chaque article stocké à cet emplacement.

Puis le seul réglage qui change ce que fait Appliquer. Laisser inchangé ne met à jour que les articles que quelqu'un a comptés, et tout ce que personne n'a scanné garde la quantité que Shopify détient déjà. Mettre à zéro traite tout ce qui n'a pas été scanné comme épuisé : c'est un inventaire complet, et c'est ainsi qu'une réserve se vide et se recompte honnêtement.

Un inventaire complet met à zéro tout article non compté. Sur un emplacement de 160 articles dont 8 ont été comptés, cela fait 152 articles à zéro. L'application annonce le nombre avant d'écrire quoi que ce soit, mais c'est le réglage qu'il vaut mieux lire deux fois.

Motif enregistré dans Shopify est ce que Shopify classe sur chaque modification faite par ce comptage. Par défaut c'est Comptage de stock, et les autres sont ceux que Shopify propose lui-même : correction, démarque, endommagé, contrôle qualité, réapprovisionnement. Ce que vous choisissez apparaît plus tard dans l'historique d'inventaire de chaque article — dans un an, l'ajustement dira encore pourquoi il a eu lieu.

Le nom et la note sont facultatifs. Le nom sert seulement à distinguer les comptages dans la liste — Comptage du lundi en réserve se lit mieux qu'une date. La note reste avec le comptage et n'est pas envoyée à Shopify, qui n'a pas de champ pour ça.

La création prend un instantané de ce que Shopify détient à ce moment-là. Cet instantané est la colonne Au début du comptage que vous verrez plus tard, et c'est à lui que les chiffres comptés sont comparés : ce qui se vend après cet instant apparaît donc comme un écart au lieu d'être absorbé sans bruit.

Chaque nouveau comptage arrive avec un lien et, à côté, un QR code. Tous ceux qui l'ouvrent comptent dans la même session, et leurs scans apparaissent dans votre admin en quelques secondes. Aucune application à installer, aucun compte Shopify à créer, rien à configurer sur l'appareil — et c'est le principe : ceux qui comptent n'ont en général pas d'accès admin.

Copier le lien le met dans le presse-papiers pour un message ; Ouvrir le charge dans un nouvel onglet, ce qui est le moyen le plus rapide de le vérifier vous-même. Sous le lien, En train de compter liste les personnes dont le téléphone est dans la session à cet instant, avec le prénom qu'elles ont tapé.

Le premier écran demande un prénom et rien d'autre. Ce nom figure sur chaque ligne comptée par cette personne — c'est ainsi que vous répondez une semaine plus tard à « qui a compté ça » — et c'est tout ce que l'application saura jamais d'elle. Après Commencer à compter, le téléphone télécharge le catalogue de cet emplacement : quelques secondes, et c'est ce qui lui permet ensuite de fonctionner sans réseau.

Changer le lien en émet un nouveau et neutralise l'ancien. À utiliser quand le lien est parti là où il ne fallait pas — une conversation de groupe, un ancien employé — et pas pour faire du rangement.

Changer le lien rend l'ancien inutilisable immédiatement. Qui comptait dessus est bloqué au prochain geste, et ce que son téléphone n'a pas encore envoyé ne pourra plus l'être : ces scans sont perdus. Tout ce qui est déjà arrivé est conservé.

Annuler le comptage est l'autre sortie. Le comptage se ferme, le lien n'accepte plus de scans, tout ce qui a été compté est conservé pour que la page reste lisible, et rien n'est écrit dans Shopify. Un comptage annulé ne se rouvre pas ; s'il faut continuer, on en crée un nouveau.

L'écran de comptage est toute l'application pour la personne en rayon. En haut, l'emplacement et l'avancement ; au milieu, un champ ; en dessous, tout ce qui a été compté, le plus récent en premier.

Le champ accepte trois choses : un code-barres, une UGS, ou une partie du nom d'un produit. Pour le téléphone, une douchette Bluetooth n'est qu'un clavier — elle tape le code dans le champ et valide, aucun appairage au-delà des réglages Bluetooth du téléphone n'est nécessaire. La saisie au clavier marche pareil, ce qui compte pour l'article dont l'étiquette est effacée.

Chaque scan ajoute une unité. Un inventaire compte des unités et non des scans : scanner deux fois le même carton est donc la façon d'enregistrer le second — le chiffre passe à deux, et une notification confirme sur quel article il est tombé et où en est son total.

Pour un rayon sans douchette, Utiliser l'appareil photo transforme le téléphone en scanner : visez un code-barres, il est lu et compté, et le téléphone reste en mode caméra pour parcourir une rangée sans lever les yeux. Pour un rayon de quarante articles identiques, le mode de scan peut demander une quantité : scannez-en un, tapez 40, c'est fait.

Les deux modes sont dans les réglages du téléphone, avec le choix entre compter immédiatement ou attendre une confirmation. Ils sont propres à chaque appareil : la personne sur l'escabeau peut travailler d'une façon et celle à l'établi d'une autre.

Un code que le comptage ne contient pas est refusé, et l'écran le dit clairement au lieu de ne rien faire en silence. Cela veut dire en général l'une de trois choses : l'article n'est pas stocké à cet emplacement, le comptage a été restreint à un fournisseur ou à un type qui l'exclut, ou le code-barres n'est pas dans Shopify du tout. Toucher une ligne comptée ouvre cet article, où la quantité se règle à la hausse ou à la baisse, une note se laisse, ou la ligne se retire.

Retirer une ligne n'est pas la même chose que compter zéro. Une ligne retirée redevient jamais comptée, ce qui sur un comptage tournant signifie que le chiffre de Shopify tient ; la compter à zéro dit que le rayon est vide. L'application demande laquelle des deux vous vouliez avant de retirer quoi que ce soit.

Sans réseau, le comptage continue. Le catalogue est déjà sur l'appareil, et chaque scan y est écrit d'abord — l'écran indique combien attendent. Au retour de la connexion, ils remontent seuls, les plus anciens d'abord, et le bandeau repasse sur synchronisé.

Le téléphone garde sa copie tant que le comptage est ouvert, et l'efface à la fermeture du comptage ou trente jours après la dernière ouverture sur cet appareil. Rien d'autre n'est conservé sur la personne : pas de compte, pas de coordonnées, seulement le prénom tapé et les scans faits.

L'écran de comptage parle douze langues et suit le réglage du téléphone : une équipe mêlée n'a donc rien à organiser, chacun ouvre le même lien et le lit dans sa langue. Le choix manuel existe aussi dans les réglages.

Si le lien a été remplacé ou le comptage annulé, le téléphone le dit au lieu d'échouer en silence. Les scans déjà livrés sont à l'abri ; ce qui attend encore sur cet appareil ne pourra plus partir, et la personne a besoin du nouveau lien pour continuer.

Plusieurs personnes comptent le même emplacement en même temps, chacune voyant le total que les autres font monter. Il n'y a ni répartition ni verrou : deux personnes qui scannent le même rayon produisent simplement un total trop élevé, et c'est précisément à cela que sert la colonne des écarts.

Dans l'admin, le tableau confronte ce que dit le rayon à ce que détient Shopify. Au début du comptage est la quantité à la création, Compté est ce qui est arrivé des téléphones, Écart est la différence, et Compté par est qui a scanné. Au-dessus du tableau, cinq tuiles gardent la forme de l'ensemble sous les yeux : articles, comptés, écarts, non comptés, scans.

Les onglets restreignent le tableau sans le modifier. Écarts est là où est le travail — les lignes où le rayon et Shopify ne sont pas d'accord. Concordants est tout ce qui est tombé juste. Comptés, Non comptés et Tous sont les trois évidents, et Avec notes rassemble les lignes que quelqu'un a signalées.

La recherche accepte un nom de produit, une UGS ou un code-barres : une question venue du rayon — « on a trouvé combien sur la chemise olive ? » — est à un champ de sa réponse.

Compté par filtre sur une personne ou plusieurs. Sur un comptage à trois, c'est un confort ; sur un comptage à trente-quatre, c'est le seul moyen pratique de retrouver une ligne — d'où la recherche et le tout sélectionner à l'intérieur du filtre.

Ajouter un article couvre ce que les téléphones n'ont pas vu du tout : le carton retrouvé en réserve une fois tout le monde parti, ou un article stocké à cet emplacement mais jamais scanné. La recherche porte sur le même catalogue que celui des téléphones, et la ligne comptée est ajoutée comme si elle avait été scannée depuis l'admin.

Les notes vont dans les deux sens. Qui compte peut en laisser une depuis son téléphone — un carton écrasé, une allée bloquée par une palette — et vous pouvez en laisser une d'ici, sur un article ou sur le comptage entier. Tous ceux qui comptent les voient, et chaque note se coche une fois traitée.

Rien de tout cela n'a touché votre stock. Le comptage garde ses propres chiffres jusqu'à ce que vous l'appliquiez : fermer la page, revenir demain ou filtrer le tableau ne change rien dans Shopify.

Rien sur cette page n'a encore été écrit dans votre inventaire. Tant qu'Appliquer n'a pas été pressé, Shopify détient exactement ce qu'il détenait au début du comptage.

Un conflit est un article dont la quantité dans Shopify a changé après que le comptage l'a atteint. Une vente, un retour, une autre application au travail — quelle qu'en soit la cause, le chiffre auquel on comparait n'est plus celui que détient Shopify, et écrire par-dessus la valeur comptée effacerait ce qui s'est passé entre-temps. Handcount ne le fait pas : il écrit toutes les lignes qu'il peut écrire sans risque et retient le reste.

Le résultat apparaît en bandeau sur le comptage : combien d'articles ont été mis à jour, combien étaient déjà justes, et combien sont des conflits. Ce bandeau est aussi la sortie, il n'y a donc rien à chercher.

Résoudre les conflits les ouvre un à un. Chaque ligne montre la quantité au début du comptage, celle que Shopify détient maintenant et le chiffre compté, et propose trois réponses. Garder le chiffre de Shopify le laisse tranquille et met fin au conflit. Écrire le chiffre scanné le pose par-dessus ce que Shopify détient. Écrire un autre chiffre prend un nombre que vous saisissez, pour le cas où ni l'un ni l'autre n'est juste et où quelqu'un est retourné voir.

Un article qui a cessé d'être stocké à cet emplacement pendant le comptage a son propre quatrième cas : il n'y a pas de quantité à écrire, la seule réponse sensée est de le laisser tranquille.

Tout ce que vous ne tranchez pas reste un conflit. L'application ne devine pas, et elle ne prend pas discrètement le chiffre compté sous prétexte que c'est probablement ce que vous vouliez.

Les conflits se règlent avant l'application ou après. Avant, le même écran s'ouvre depuis la confirmation ; après, le comptage porte un tableau Non appliqué avec le motif sur chaque ligne et un bouton d'écriture sur chacune, de sorte qu'un article récalcitrant se règle sans toucher au reste.

Appliquer écrit les quantités comptées sur l'emplacement pour lequel le comptage a été créé. Avant cela, il relit Shopify et vous dit ce qui a changé depuis le début : la confirmation parle donc de la boutique telle qu'elle est maintenant, pas telle qu'elle était ce matin.

Sur un inventaire complet, la confirmation indique aussi combien d'articles non comptés vont être mis à zéro et combien elle laisse tranquilles. Ces deux nombres sont la différence entre un inventaire complet et un comptage tournant, énoncée au dernier moment où l'on peut encore arrêter.

Chaque modification est enregistrée avec le motif choisi à la création, et apparaît dans l'historique d'inventaire de l'article dans Shopify comme n'importe quel autre ajustement — au même endroit qu'une correction manuelle, avec la même traçabilité.

Ensuite, le comptage conserve le résultat. Mis à jour dans Shopify liste chaque ligne écrite, avec son avant, son après et l'écart ; Non appliqué liste ce qui a été retenu. Les deux restent sur la page, ce qui fait du comptage son propre compte rendu.

Annuler cette application remet les quantités telles qu'elles étaient avant. Elle travaille ligne par ligne, et seulement là où Shopify détient encore le chiffre que cette application avait écrit — ce qui s'est vendu depuis reste donc tel quel au lieu d'être écrasé une seconde fois.

Cela veut dire qu'une annulation peut revenir à moitié faite, et dans ce cas elle reste disponible : appuyez de nouveau et elle ne parcourt que les lignes qui ne sont pas encore revenues. Le bouton disparaît une fois toutes les lignes remises.

Les articles signalés comme conflits n'ont jamais été écrits : l'annulation ne les touche pas non plus, ils restent tels quels.

Shopify enregistre le retour comme une correction et non comme un second comptage, ce qui garde l'historique de l'article lisible : un comptage qui a été fait, et une correction qui l'a repris — plutôt que deux comptages qui semblent se contredire.

Comparer avec un comptage antérieur se trouve sur la page du comptage et par lui-même. Choisissez un emplacement, puis deux de ses comptages appliqués ou plus — seuls les appliqués apparaissent, car un comptage jamais écrit n'a pas de résultat à comparer.

La comparaison est une ligne par article et une colonne par comptage, avec une colonne d'évolution du premier au dernier. La recherche la restreint par nom, UGS ou quantité.

C'est la vue qui transforme des comptages isolés en tendance. Un comptage donne le chiffre du jour ; quatre disent quelle UGS manque tous les mois, et ce n'est pas une erreur de comptage : c'est quelque chose qui se passe dans la boutique.

Les comptages restent dans la liste tant que l'application est installée : la comparaison devient donc plus utile à mesure que vous comptez.

Un emplacement : 19 $ par mois — un emplacement, jusqu'à cinq téléphones en même temps, et aucune limite d'articles ni de nombre de comptages.

Plusieurs emplacements : 49 $ par mois — autant d'emplacements et de téléphones que vous voulez, avec la même absence de limites sur les articles et les comptages.

Aucune formule n'est facturée à la taille du catalogue : la note ne change donc pas parce que la boutique a grandi. Les deux commencent par 14 jours d'essai gratuit, et l'application indique combien il en reste sur chaque page de l'admin pendant ce temps.