Fare un inventario con Handcount

Conteggi è la pagina iniziale dell'app: ogni conteggio che hai fatto, con la sua sede, quando è partito, quanti articoli copre e quante scansioni sono arrivate. Un'etichetta sulla riga dice dov'è arrivato — in corso, applicato o annullato — e segnala le due cose che contano a colpo d'occhio: quante righe non coincidono con Shopify e quanti conflitti restano irrisolti. Nuovo conteggio ne avvia uno.

Prima la sede. Un conteggio appartiene a una sola, e ogni quantità che scrive va lì. Nel piano a una sede scegli fra quelle che hai e ne conti una; il piano a più sedi permette conteggi su quante ne vuoi, anche in contemporanea.

Poi l'ambito, che è facoltativo. Limita al fornitore e Limita al tipo di prodotto restringono il conteggio a una parte del catalogo — per percorrere lo scaffale di un fornitore, o le giacche, invece di tutta la sala. Lasciato su Tutto, il conteggio copre ogni articolo presente in quella sede.

Poi l'unica impostazione che cambia cosa fa Applica. Lascia invariato aggiorna solo gli articoli che qualcuno ha contato, e tutto ciò che nessuno ha scansionato mantiene la quantità che Shopify ha già. Porta a zero tratta il non scansionato come esaurito: è un inventario completo, ed è il modo onesto di svuotare e ricontare un magazzino.

Un inventario completo porta a zero ogni articolo non contato. In una sede con 160 articoli di cui 8 contati, sono 152 articoli a zero. L'app dice il numero prima di scrivere qualsiasi cosa, ma questa è l'impostazione che conviene leggere due volte.

Motivo registrato in Shopify è ciò che Shopify archivia su ogni modifica fatta da questo conteggio. Il valore predefinito è Conteggio di magazzino, e gli altri sono quelli che Shopify stesso propone: correzione, calo, danneggiato, controllo qualità, rifornimento. Quello che scegli compare poi nella cronologia delle giacenze di ogni articolo, così fra un anno la rettifica dirà ancora perché è avvenuta.

Nome e nota sono entrambi facoltativi. Il nome serve solo a distinguere i conteggi nell'elenco — Conteggio di lunedì in magazzino si legge meglio di una data. La nota resta con il conteggio e non viene inviata a Shopify, che non ha un campo per essa.

Creare il conteggio scatta un'istantanea di ciò che Shopify ha in quel momento. Quell'istantanea è la colonna All'inizio del conteggio che vedrai dopo, ed è il termine di paragone dei numeri contati: ciò che si vende dopo quell'istante compare come differenza invece di essere assorbito in silenzio.

Ogni nuovo conteggio arriva con un link e, accanto, un codice QR. Chiunque lo apra conta nella stessa sessione, e le sue scansioni compaiono nel tuo admin in pochi secondi. Non c'è un'app da installare, né un account Shopify da creare, né nulla da configurare sul dispositivo — ed è questo il punto: chi conta di solito non è chi ha accesso all'admin.

Copia link lo mette negli appunti per un messaggio; Apri lo carica in una nuova scheda, che è il modo più rapido per controllarlo tu stesso. Sotto il link, Sta contando elenca le persone i cui telefoni sono nella sessione in questo momento, con il nome che hanno scritto.

La prima schermata chiede un nome e nient'altro. Quel nome resta su ogni riga contata da quella persona — è così che una settimana dopo rispondi a «chi l'ha contato» — ed è tutto ciò che l'app saprà mai di lei. Dopo Inizia a contare il telefono scarica il catalogo di quella sede: ci vogliono pochi secondi ed è ciò che gli permette poi di funzionare senza linea.

Cambia link ne emette uno nuovo e disattiva il vecchio. Usalo quando il link è finito dove non doveva — una chat di gruppo, un ex collaboratore — e non per fare ordine.

Cambiare il link rende quello vecchio inutilizzabile all'istante. Chi sta contando resta fuori al tocco successivo, e ciò che il suo telefono non ha ancora inviato non potrà più esserlo: quelle scansioni sono perse. Tutto ciò che è già arrivato resta.

Annullare il conteggio è l'altra via d'uscita. Chiude il conteggio, il link smette di accettare scansioni, tutto ciò che è stato contato resta leggibile e a Shopify non viene scritto nulla. Un conteggio annullato non si riapre; se serve proseguire, se ne crea uno nuovo.

La schermata di conteggio è tutta l'app per chi è in negozio. In alto la sede e a che punto è il conteggio; in mezzo un campo; sotto, tutto ciò che è stato contato, dal più recente.

Il campo accetta tre cose: un codice a barre, uno SKU o parte del nome di un prodotto. Per il telefono un lettore Bluetooth è semplicemente una tastiera — digita il codice nel campo e conferma, quindi non serve nessun abbinamento oltre alle impostazioni Bluetooth del telefono stesso. Digitare funziona allo stesso modo, il che conta per l'articolo con l'etichetta consumata.

Ogni scansione aggiunge uno. Un inventario conta pezzi e non scansioni: scansionare due volte lo stesso cartone è il modo di registrare il secondo — il numero passa a due, e un avviso conferma su quale articolo è finita e a che punto è il suo totale.

Per uno scaffale senza lettore a portata, Usa fotocamera trasforma il telefono in uno: inquadri un codice, viene letto e contato, e il telefono resta in modalità fotocamera così da percorrere una fila senza alzare lo sguardo. Per uno scaffale con quaranta articoli uguali, la modalità di scansione può chiedere una quantità: ne scansioni uno, scrivi 40, fatto.

Entrambe le modalità stanno nelle impostazioni del telefono, insieme alla scelta se una scansione debba contare subito o attendere conferma. Valgono per dispositivo: chi è sulla scala può lavorare in un modo e chi è al banco in un altro.

Un codice che il conteggio non contiene viene rifiutato, e la schermata lo dice chiaramente invece di non fare nulla in silenzio. Di solito significa una di tre cose: l'articolo non è presente in questa sede, il conteggio è stato ristretto a un fornitore o a un tipo che lo esclude, oppure il codice a barre non è affatto in Shopify. Toccando una riga contata si apre quell'articolo, dove la quantità si alza o si abbassa, si lascia una nota o si toglie la riga.

Togliere una riga non è come contare zero. Una riga tolta torna a non essere mai stata contata, il che in un conteggio ciclico significa che il numero di Shopify resta; contarla come zero dice che lo scaffale è vuoto. L'app chiede quale delle due intendevi prima di togliere qualcosa.

Senza linea si continua a contare. Il catalogo è già sul dispositivo e ogni scansione viene scritta prima lì — la schermata dice quante sono in attesa. Al ritorno della connessione salgono da sole, dalle più vecchie, e l'avviso torna su sincronizzato.

Il telefono conserva la sua copia finché il conteggio è aperto, e la cancella quando il conteggio si chiude o trenta giorni dopo l'ultima apertura su quel telefono. Della persona non viene salvato altro: nessun account, nessun recapito, solo il nome che ha scritto e le scansioni che ha fatto.

La schermata di conteggio parla dodici lingue e segue l'impostazione del telefono: una squadra mista non deve accordarsi su nulla, tutti aprono lo stesso link e lo leggono nella propria lingua. Si può anche scegliere a mano nelle impostazioni.

Se il link è stato sostituito o il conteggio annullato, il telefono lo dice invece di fallire in silenzio. Le scansioni già consegnate sono al sicuro; quello che è ancora in attesa su quel dispositivo non potrà partire, e alla persona serve il nuovo link per continuare.

Più persone contano la stessa sede nello stesso momento, ognuna vedendo il totale che le altre stanno facendo salire. Non c'è assegnazione né blocco: due persone che scansionano lo stesso scaffale producono semplicemente un totale troppo alto, ed è esattamente a questo che serve la colonna delle differenze.

Nell'admin la tabella mette ciò che dice lo scaffale contro ciò che ha Shopify. All'inizio del conteggio è la quantità al momento della creazione, Contato è ciò che è arrivato dai telefoni, Differenza è il divario, e Contato da è chi ha scansionato. Sopra la tabella, cinque riquadri tengono in vista la forma dell'insieme: articoli, contati, differenze, non contati, scansioni.

Le schede restringono la tabella senza cambiarla. Differenze è dove c'è il lavoro — le righe in cui scaffale e Shopify non concordano. Coincidenti è tutto ciò che è tornato. Contati, Non contati e Tutti sono i tre ovvi, e Con note raccoglie le righe che qualcuno ha segnalato.

La ricerca accetta il nome di un prodotto, uno SKU o un codice a barre: una domanda dal negozio — «quanto ci è venuto sulla camicia oliva?» — dista un campo dalla risposta.

Contato da filtra su una persona o più. In un conteggio fatto da tre persone è una comodità; in uno fatto da trentaquattro è l'unico modo pratico di trovare una riga, e per questo il filtro ha una sua ricerca e un seleziona tutti.

Aggiungi un articolo copre ciò che i telefoni non hanno visto affatto: il cartone trovato in magazzino dopo che sono andati via tutti, o un articolo presente in questa sede ma mai scansionato. Cerca nello stesso catalogo che usano i telefoni e aggiunge una riga contata come se fosse stata scansionata dall'admin.

Le note vanno in entrambe le direzioni. Chi conta può lasciarne una dal telefono — un cartone schiacciato, una corsia dietro un bancale — e tu puoi lasciarne una da qui, su un articolo o sull'intero conteggio. Tutti quelli che contano le vedono, e ogni nota si può spuntare una volta risolta.

Niente di tutto ciò ha toccato le tue giacenze. Il conteggio tiene i propri numeri finché non lo applichi: chiudere la pagina, tornare domani o filtrare la tabella non cambia nulla in Shopify.

Niente di questa pagina è ancora stato scritto nelle tue giacenze. Finché non si preme Applica, Shopify ha esattamente ciò che aveva all'inizio del conteggio.

Un conflitto è un articolo la cui quantità in Shopify è cambiata dopo che il conteggio lo aveva raggiunto. Una vendita, un reso, un'altra app al lavoro — qualunque sia la causa, il numero con cui si confrontava non è più quello che Shopify ha, e scriverci sopra la cifra contata cancellerebbe ciò che è successo nel frattempo. Handcount non lo fa: scrive tutte le righe che può scrivere in sicurezza e trattiene il resto.

Il risultato compare come banner sul conteggio: quanti articoli sono stati aggiornati, quanti erano già giusti e quanti sono conflitti. Quel banner è anche la via d'uscita, così non c'è nulla da cercare.

Risolvi conflitti li apre uno a uno. Ogni riga mostra la quantità all'inizio del conteggio, quella che Shopify ha adesso e la cifra contata, e offre tre risposte. Tieni il numero di Shopify lo lascia stare e chiude il conflitto. Scrivi la cifra scansionata la mette sopra ciò che Shopify ha ora. Scrivi un altro numero prende una cifra che digiti tu, per quando nessuna delle due è giusta e qualcuno è tornato a guardare.

Un articolo che durante il conteggio ha smesso di essere presente in questa sede ha un quarto caso tutto suo: non c'è quantità da scrivere, quindi l'unica risposta sensata è lasciarlo stare.

Ciò che non decidi resta un conflitto. L'app non indovina, e non prende in silenzio la cifra contata perché probabilmente era quella che intendevi.

I conflitti si possono chiudere prima di applicare o dopo. Prima, la stessa schermata si apre dalla conferma; dopo, il conteggio porta una tabella Non applicato con il motivo su ogni riga e un pulsante di scrittura su ciascuna, così un singolo articolo ostinato si risolve senza toccare il resto.

Applica scrive le quantità contate nella sede per cui il conteggio è stato creato. Prima di farlo rilegge Shopify e ti dice cosa è cambiato da quando il conteggio è partito: la conferma parla quindi del negozio com'è adesso, non com'era stamattina.

In un inventario completo la conferma dice anche quanti articoli non contati stanno per essere portati a zero e quanti ne lascia stare. Quei due numeri sono la differenza tra un inventario completo e un conteggio ciclico, detti nell'ultimo momento in cui si può ancora fermarsi.

Ogni modifica viene registrata con il motivo scelto alla creazione, quindi compare nella cronologia delle giacenze dell'articolo in Shopify come qualsiasi altra rettifica — nello stesso posto in cui comparirebbe una correzione manuale, con la stessa tracciabilità.

Dopo, il conteggio conserva il risultato. Aggiornato in Shopify elenca ogni riga scritta, con il prima, il dopo e la differenza; Non applicato elenca ciò che è rimasto fuori. Entrambi restano sulla pagina, il che fa del conteggio il proprio verbale di ciò che è accaduto.

Annulla questa applicazione riporta le quantità com'erano prima. Lavora riga per riga, e solo dove Shopify ha ancora la cifra che questa applicazione aveva scritto — ciò che si è venduto da allora resta quindi com'è invece di essere sovrascritto una seconda volta.

Vuol dire che un annullamento può tornare fatto a metà, e in quel caso resta disponibile: premilo di nuovo e percorre solo le righe non ancora tornate. Il pulsante sparisce quando ogni riga è stata riportata indietro.

Gli articoli segnalati come conflitti non sono mai stati scritti, quindi l'annullamento non tocca nemmeno loro: restano come sono.

Shopify registra il ritorno come una correzione e non come un secondo conteggio, il che mantiene leggibile la cronologia dell'articolo: un conteggio che è stato fatto e una correzione che l'ha ripreso, invece di due conteggi che sembrano contraddirsi.

Confronta con un conteggio precedente sta sulla pagina del conteggio e per conto suo. Scegli una sede, poi due o più dei suoi conteggi applicati — compaiono solo quelli applicati, perché un conteggio mai scritto non ha un risultato da confrontare.

Il confronto è una riga per articolo e una colonna per conteggio, con una colonna che mostra la variazione dal primo all'ultimo. La ricerca lo restringe per nome, SKU o quantità.

È la vista che trasforma conteggi isolati in uno schema. Un conteggio dice il numero di oggi; quattro dicono quale SKU manca ogni mese, e quello non è un errore di conteggio: è qualcosa che succede in negozio.

I conteggi restano nell'elenco finché l'app è installata, quindi il confronto diventa più utile più a lungo conti.

Una sede costa 19 $ al mese: una sede, fino a cinque telefoni che contano insieme, e nessun limite di articoli né di conteggi.

Più sedi costa 49 $ al mese: qualsiasi numero di sedi e di telefoni, con la stessa assenza di limiti su articoli e conteggi.

Nessun piano è tariffato sulla dimensione del catalogo, quindi la fattura non cambia perché il negozio è cresciuto. Entrambi iniziano con 14 giorni di prova gratuita, e l'app dice quanti ne restano su ogni pagina dell'admin mentre scorre.