Handcount で棚卸しをする

「カウント」はこのアプリのトップページです。これまでに作ったすべてのカウントが、ロケーション、開始時刻、対象点数、届いたスキャン数とともに並びます。行のラベルがどこまで進んだかを示し — 進行中、反映済み、中止 — ひと目で効く 2 つの数字も出します。Shopify と食い違っている行数と、未解決のコンフリクト数です。「新しいカウント」で 1 つ始まります。

まずロケーション。カウントは必ず 1 か所に属し、書き込む数量はすべてそこへ行きます。単一ロケーションのプランでは手持ちのロケーションから 1 つ選んで数えます。複数ロケーションのプランなら、いくつでも、同時にでもカウントを走らせられます。

次に範囲、これは任意です。「仕入先で絞る」「商品タイプで絞る」はカタログの一部にカウントを限定します — 店の一角、ある仕入先の棚、あるいはジャケットだけ、というときに。「すべて」のままなら、そのロケーションに在庫があるすべての商品が対象です。

そして「反映」の結果を変える唯一の設定。「変更しない」は誰かが数えた商品だけを更新し、誰もスキャンしなかったものは Shopify が既に持つ数量のままです。「ゼロにする」はスキャンされなかったものをすべて在庫切れとして扱います — これが完全棚卸しであり、倉庫を正直に空にして数え直すやり方です。

完全棚卸しは、数えなかった商品をすべてゼロにします。160 点あるロケーションで 8 点だけ数えた場合、152 点がゼロになります。書き込む前にその件数は表示されますが、この設定だけは二度読む価値があります。

「Shopify に記録する理由」は、このカウントが行うすべての変更に Shopify が付ける理由です。既定は「棚卸し」で、ほかは Shopify 自身が用意している選択肢です。修正、減耗、破損、品質管理、補充。選んだものは後で各商品の在庫履歴に現れるので、1 年後でもその調整がなぜ起きたのかが分かります。

名前とメモはどちらも任意です。名前は一覧でカウントを見分けるためだけのもので、「月曜の倉庫カウント」は日付より読みやすいというだけの話です。メモはカウントのそばに残り、Shopify には送られません — 向こうに書き込む欄がないからです。

カウントを作った瞬間に、その時点で Shopify が持っている数量のスナップショットが取られます。これが後で見る「カウント開始時」の列であり、数えた数値はこれと比べられます。つまりこの瞬間より後に売れたものは、黙って吸収されるのではなく差として現れます。

新しいカウントには 1 本のリンクと、その横に QR コードが付きます。開いた人は全員が同じセッションに数え入れ、そのスキャンは数秒で管理画面に現れます。アプリのインストールも、Shopify アカウントの発行も、端末側の設定も不要です — そこが肝心で、数える人はたいてい管理画面に入れる人ではありません。

「リンクをコピー」でメッセージに貼れる状態になり、「開く」は新しいタブで読み込むので自分で確かめるのに最短です。リンクの下の「いま数えている人」は、この瞬間セッションにいる端末の持ち主を、本人が入力した名前で並べます。

最初の画面が尋ねるのは名前だけ。その名前はその人が数えた行すべてに残り — 1 週間後に「これを数えたのは誰か」に答えられるのはそのためで — アプリがその人について知るのはそれだけです。「数え始める」を押すと、端末はそのロケーションのカタログをダウンロードします。数秒で終わり、これが後で電波なしでも動く理由です。

「リンクを変更」は新しいリンクを発行し、古いものを無効にします。リンクが行くべきでない先に渡ったとき — グループチャット、退職した人 — に使うもので、整理のために使うものではありません。

リンクを変更すると、古いリンクは即座に使えなくなります。数えている最中の人は次の操作で締め出され、端末がまだ送っていない分は送れなくなります — そのスキャンは失われます。すでに届いている分はすべて残ります。

カウントの中止はもうひとつの出口です。カウントを閉じ、リンクはスキャンを受け付けなくなり、それまでに数えたものはページで読めるまま残り、Shopify には何も書き込まれません。中止したカウントは再開できません。続けるなら新しく作ります。

売場にいる人にとって、カウント画面がアプリのすべてです。上にロケーションと進み具合、真ん中に入力欄 1 つ、その下にこれまで数えたものが新しい順に並びます。

入力欄が受け取るのは 3 つ。バーコード、SKU、そして商品名の一部です。端末から見れば Bluetooth スキャナーはただのキーボードで、バーコードを欄に打ち込んで確定するだけなので、端末の Bluetooth 設定以上のペアリングは要りません。手入力もまったく同じ扱いで、これはラベルがすり切れた商品のときに効きます。

1 スキャンごとに 1 が加算されます。棚卸しが数えるのはスキャン回数ではなく個数なので、同じ箱を 2 回スキャンするのが 2 個目を記録するやり方です。数は 2 になり、どの商品に入ってその時点の合計がいくつかを通知が知らせます。

スキャナーが手元にない棚では、「カメラを使う」で端末がスキャナーになります。バーコードに向ければ読み取られて加算され、カメラモードのままなので一列を目を上げずに歩けます。同じ商品が 40 個並ぶ棚なら、スキャンのモードを数量を尋ねる設定に切り替えられます — 1 つスキャンして 40 と入力、それで終わりです。

どちらのモードも端末側の設定にあり、スキャンを即座に数えるか確認を待つかの選択も同じ場所です。設定は端末ごとなので、脚立の上の人と作業台の人が別のやり方で進められます。

そのカウントに含まれないコードは受け付けられず、画面は黙って何もしないのではなくはっきりそう伝えます。たいていは 3 つのうちどれかです。その商品はこのロケーションに在庫がない、カウントがそれを除く仕入先や商品タイプに絞られている、あるいはバーコードが Shopify にそもそもない。数えた行をタップするとその商品が開き、数量を増減したり、メモを残したり、行を削除したりできます。

行を削除するのは、ゼロと数えるのとは違います。削除した行は「一度も数えていない」状態に戻り、循環棚卸しでは Shopify の数字がそのまま残ります。ゼロと数えるのは「棚が空だ」と言うことです。何かを削除する前に、アプリはどちらのつもりかを尋ねます。

電波がなくても数え続けられます。カタログはすでに端末にあり、各スキャンはまず端末に書かれます — 何件待っているかは画面に出ます。接続が戻れば古いものから自動的に送信され、表示は「同期済み」に戻ります。

端末はカウントが開いている間だけコピーを保持し、カウントが閉じたとき、またはその端末が最後に開いてから 30 日後に消します。その人について保存されるのはそれだけです。アカウントも連絡先もなく、入力した名前と行ったスキャンだけです。

カウント画面は 12 言語を話し、端末自身の設定に従います。混成のチームでも取り決めは要りません — 全員が同じリンクを開き、それぞれの言語で読みます。設定から手で選ぶこともできます。

リンクが差し替えられた、あるいはカウントが中止された場合、端末は黙って失敗せずそう伝えます。すでに届いたスキャンは無事です。その端末でまだ待っている分は送れなくなるので、その人は続けるために新しいリンクが必要です。

複数人が同じロケーションを同時に数え、それぞれが他の人の積み上げる合計を見られます。割り当ても排他もありません — 2 人が同じ棚をスキャンすれば単に合計が多くなるだけで、差の列はまさにそのためにあります。

管理画面の表は、棚の実数と Shopify の数値の突き合わせです。「カウント開始時」は作成時点の数量、「数えた数」は端末から届いた数、「差」はその開き、「数えた人」はスキャンした人です。表の上の 5 つのタイルが全体の形を視界に留めます。点数、数えた数、差異、未計数、スキャン数。

タブは表を絞り込むだけで、中身は変えません。「差異」は仕事のあるところ — 棚と Shopify が食い違っている行です。「一致」はうまくいったすべて。「数えた」「数えていない」「すべて」は見たままの 3 つで、「メモあり」は誰かが印を付けた行を集めます。

検索は商品名・SKU・バーコードのいずれでも通ります。売場からの「オリーブのシャツはいくつだった?」という問いは、入力欄 1 つで答えに届きます。

「数えた人」で 1 人または複数人に絞れます。3 人でやったカウントでは便利、というだけですが、34 人でやったカウントでは目的の行にたどり着く唯一の現実的な手段です。だからこのフィルタ自身に検索と「すべて選択」が付いています。

「商品を追加」は端末が取りこぼしたものを埋めます。全員が帰ったあとにバックヤードで見つかった箱や、このロケーションに在庫はあるのに一度もスキャンされなかった商品です。端末と同じカタログを検索し、管理画面からスキャンしたかのように数えた行を足します。

メモは双方向です。数える人は端末からメモを残せますし — つぶれた箱、パレットの奥の通路 — あなたもここから、1 商品またはカウント全体に対して残せます。数えている全員がそれを見られ、片付いたメモはチェックを付けて閉じられます。

ここまでで在庫には何も触れていません。カウントは反映するまで自分の数値を保持したままです。ページを閉じても、明日また来ても、表を絞り込んでも、Shopify では何も変わりません。

このページの内容は、まだ在庫に一切書き込まれていません。「反映」を押すまで、Shopify はカウント開始時とまったく同じ数値を保持しています。

コンフリクトとは、カウントがその商品に届いたあとに Shopify 側の数量が変わった商品のことです。販売、返品、他のアプリの動作 — 原因が何であれ、比較の基準にした数はもう Shopify が持っている数ではありません。数えた数字をそこへ上書きすれば、その間に起きたことを消してしまいます。Handcount はそれをしません。安全に書ける行はすべて書き、残りは保留します。

結果はカウント上のバナーに出ます。更新された点数、もともと正しかった点数、そしてコンフリクトの数。そのバナーがそのまま出口でもあるので、どこかを探す必要はありません。

「コンフリクトを解決」で 1 件ずつ開きます。各行にカウント開始時の数量、Shopify がいま持っている数量、そして数えた数字が並び、3 つの答えが示されます。「Shopify の数を残す」はそのままにしてコンフリクトを終わらせます。「スキャンした数を書き込む」は数えた数字を現在の値の上に書きます。「別の数を書き込む」はあなたが入力した数を使います — どちらも正しくなく、誰かが見に戻ったときのために。

カウント中にこのロケーションで取り扱いがなくなった商品には、4 つ目のケースが用意されています。書き込むべき数量が存在しないので、唯一筋の通る答えは「触らない」ことです。

決めなかったものはコンフリクトのまま残ります。アプリは推測しませんし、「たぶんそのつもりだろう」と数えた数字を黙って採用することもしません。

コンフリクトは反映の前でも後でも片付けられます。前なら、反映の確認画面から同じ画面が開きます。後なら、カウントに「書き込まれなかったもの」の表が付き、各行に理由と書き込みボタンが並ぶので、しつこい 1 件だけを他に触れずに解決できます。

「反映」は、数えた数量をカウント作成時のロケーションに書き込みます。その前に Shopify を読み直し、カウント開始以降に何が変わったかを伝えます。つまり確認画面が語るのは、今朝のストアではなく今のストアです。

完全棚卸しでは、確認画面はこれからゼロにする未計数の点数と、触れずに残す点数も示します。この 2 つの数字が完全棚卸しと循環棚卸しの違いそのもので、まだ止められる最後の瞬間に提示されます。

各変更は、カウント作成時に選んだ理由とともに記録されます。だから他の在庫調整と同じように商品の在庫履歴に現れます — 手動の修正が出るのと同じ場所に、同じ追跡可能性で。

そのあともカウントは結果を保持します。「Shopify で更新」は書き込まれた各行を、変更前・変更後・差とともに並べ、「書き込まれなかったもの」は保留された分を並べます。どちらもページに残るので、カウント自体が何が起きたかの記録になります。

「この反映を取り消す」は数量を反映前の状態に戻します。行ごとに処理し、しかも Shopify がまだこの反映で書いた数を保持している行だけを戻します — 反映のあとに売れた分は、二度目の上書きをされずそのまま残ります。

つまり取り消しは途中までで戻ってくることがあり、そのときはボタンが残ります。もう一度押せば、まだ戻っていない行だけを処理します。すべての行が戻ってはじめてボタンは消えます。

コンフリクトとして報告された商品はそもそも書き込まれていないので、取り消しも触れません。まったくそのままです。

Shopify はこの巻き戻しを「棚卸し」ではなく「修正」として記録します。そのおかげで商品の履歴が読めるままになります — 実施したカウントが 1 件と、それを取り消した修正が 1 件。食い違う 2 つのカウントに見えることはありません。

「以前のカウントと比べる」はカウントのページにも、独立した画面にもあります。ロケーションを選び、その反映済みカウントを 2 つ以上選びます — 出てくるのは反映済みのものだけです。書き込まれなかったカウントには比べるべき結果がないからです。

比較は 1 商品 1 行、1 カウント 1 列で、最初から最後への増減の列が付きます。検索は名前・SKU・数量で絞れます。

個々のカウントを傾向に変えるのがこの画面です。1 回のカウントは今日の数字を教えます。4 回あれば、毎月足りない SKU が分かります。それは数え間違いではなく、店で何かが起きているということです。

カウントはアプリを入れている限り一覧に残るので、続けるほどこの比較は役に立ちます。

単一ロケーションは月 19 ドル。1 か所、同時に最大 5 台の端末、商品点数にもカウント回数にも上限はありません。

複数ロケーションは月 49 ドル。ロケーション数も端末数も自由で、商品点数とカウント回数に上限がないのは同じです。

どちらのプランもカタログの大きさで課金しないので、店が育っても請求額は変わりません。両方とも 14 日間の無料トライアルから始まり、その間は管理画面のどのページにも残り日数が表示されます。