Een voorraadtelling doen met Handcount

Tellingen is de startpagina van de app: elke telling die je ooit hebt gemaakt, met locatie, starttijd, hoeveel artikelen hij beslaat en hoeveel scans er binnen zijn. Een label op de regel zegt hoe ver hij kwam — loopt, toegepast of geannuleerd — en zet de twee dingen in beeld die in één oogopslag tellen: hoeveel regels van Shopify afwijken en hoeveel conflicten nog openstaan. Nieuwe telling start er een.

Eerst de locatie. Een telling hoort bij precies één, en elk aantal dat hij wegschrijft gaat daarheen. Op het plan voor één locatie kies je uit de locaties die je hebt en tel je er één; het plan voor meerdere locaties laat je tellingen draaien op zoveel locaties als je wilt, ook tegelijk.

Dan de omvang, die optioneel is. Beperken tot leverancier en Beperken tot producttype snijden de telling terug tot een deel van de catalogus — voor het schap van één leverancier, of de jassen, in plaats van de hele ruimte. Blijft het op Alles staan, dan beslaat de telling elk artikel dat op die locatie op voorraad staat.

Dan de ene instelling die verandert wat Toepassen doet. Ongewijzigd laten werkt alleen de artikelen bij die iemand geteld heeft, en alles wat niemand scande houdt het aantal dat Shopify al heeft. Op nul zetten behandelt alles wat niet gescand is als niet op voorraad — dat is een volledige telling, en zo wordt een magazijn eerlijk leeggemaakt en opnieuw geteld.

Een volledige telling zet elk ongeteld artikel op nul. Op een locatie met 160 artikelen waarvan er 8 zijn geteld, gaan er 152 naar nul. De app noemt dat aantal voordat er iets wordt weggeschreven, maar dit is de instelling die je beter twee keer leest.

Reden vastgelegd in Shopify is wat Shopify bij elke wijziging van deze telling opslaat. Standaard is dat Voorraadtelling, en de andere zijn die Shopify zelf aanbiedt: correctie, derving, beschadigd, kwaliteitscontrole, aanvulling. Wat je kiest duikt later op in de voorraadgeschiedenis van elk artikel, dus over een jaar zegt de correctie nog steeds waarom hij plaatsvond.

Naam en notitie zijn allebei optioneel. De naam is er alleen om tellingen in de lijst uit elkaar te houden — Maandagtelling magazijn leest prettiger dan een datum. De notitie blijft bij de telling en gaat niet naar Shopify, dat er geen veld voor heeft.

Bij het aanmaken wordt een momentopname gemaakt van wat Shopify op dat moment heeft. Die momentopname is de kolom Bij start telling die je later ziet, en daartegen worden de getelde aantallen afgezet — wat na dit moment verkocht wordt, verschijnt dus als verschil in plaats van stilletjes te worden opgeslokt.

Bij elke nieuwe telling hoort één link, met een QR-code ernaast. Iedereen die hem opent telt in dezelfde sessie, en hun scans verschijnen binnen seconden in je admin. Er is geen app om te installeren, geen Shopify-account om aan te maken en niets in te stellen op het toestel — en dat is de kern: wie telt heeft meestal geen admin-toegang.

Link kopiëren zet hem op het klembord voor een bericht; Openen laadt hem in een nieuw tabblad, wat de snelste manier is om hem zelf te controleren. Onder de link somt Nu aan het tellen de mensen op wier telefoon op dit moment in de sessie zit, met de naam die ze hebben ingetypt.

Het eerste scherm vraagt om een naam en verder niets. Die naam komt op elke regel die deze persoon telt — zo beantwoord je een week later wie dit geteld heeft — en meer weet de app nooit van hem. Na Beginnen met tellen downloadt de telefoon de catalogus van die locatie: dat duurt een paar seconden en is de reden dat het later zonder bereik blijft werken.

Link vervangen geeft een nieuwe uit en legt de oude stil. Gebruik het als de link ergens terechtkwam waar hij niet hoort — een groepsapp, een oud-medewerker — en niet om op te ruimen.

De link vervangen legt de oude meteen stil. Wie erop telt ligt er bij de volgende tik uit, en wat zijn telefoon nog niet verstuurd heeft kan niet meer verstuurd worden: die scans zijn weg. Alles wat al binnen is blijft bewaard.

Een telling annuleren is de andere uitgang. De telling sluit, de link neemt geen scans meer aan, alles wat geteld is blijft leesbaar, en er wordt niets naar Shopify geschreven. Een geannuleerde telling gaat niet opnieuw open; wie verder moet, maakt een nieuwe.

Het telscherm is de hele app voor degene op de vloer. Bovenaan de locatie en hoe ver de telling is; in het midden één veld; daaronder alles wat tot nu toe geteld is, het nieuwste eerst.

Het veld neemt drie dingen aan: een barcode, een SKU of een deel van een productnaam. Voor de telefoon is een Bluetooth-scanner gewoon een toetsenbord — hij typt de barcode in het veld en drukt op enter, dus meer koppelen dan de Bluetooth-instellingen van de telefoon zelf is niet nodig. Intypen werkt precies zo, wat uitmaakt bij het artikel waarvan het etiket is weggesleten.

Elke scan telt er één bij. Een telling telt stuks en geen scans, dus dezelfde doos twee keer scannen is hoe de tweede geregistreerd wordt — het getal gaat naar twee, en een melding bevestigt op welk artikel hij landde en wat het lopende totaal is.

Voor een schap zonder scanner bij de hand maakt Camera gebruiken van de telefoon er een: richt op een barcode en hij is gelezen en geteld, en de telefoon blijft in camerastand zodat een rij afgelopen kan worden zonder op te kijken. Voor een schap met veertig identieke artikelen kan de scanstand in plaats daarvan om een aantal vragen: scan er één, typ 40, klaar.

Beide standen zitten in de instellingen van de telefoon zelf, samen met de keuze of een scan meteen moet tellen of op bevestiging moet wachten. Ze gelden per toestel: wie op de ladder staat kan het anders doen dan wie aan de werkbank staat.

Een code die de telling niet bevat wordt geweigerd, en het scherm zegt dat duidelijk in plaats van stilletjes niets te doen. Dat betekent meestal een van drie dingen: het artikel staat niet op voorraad op deze locatie, de telling is beperkt tot een leverancier of type dat het uitsluit, of de barcode staat helemaal niet in Shopify. Tik op een getelde regel en dat artikel opent, waar het aantal omhoog of omlaag kan, een notitie kan worden achtergelaten, of de regel kan worden verwijderd.

Een regel verwijderen is niet hetzelfde als nul tellen. Een verwijderde regel is weer nooit geteld, wat bij een cyclische telling betekent dat het getal van Shopify blijft staan; hem als nul tellen zegt dat het schap leeg is. De app vraagt welke van de twee je bedoelde voordat er iets verdwijnt.

Zonder bereik gaat het tellen door. De catalogus staat al op het toestel en elke scan wordt daar eerst weggeschreven — het scherm zegt hoeveel er wachten. Komt de verbinding terug, dan gaan ze vanzelf omhoog, de oudste eerst, en de melding gaat terug naar gesynchroniseerd.

De telefoon houdt zijn kopie zolang de telling openstaat, en wist hem als de telling sluit of dertig dagen nadat dat toestel hem voor het laatst opende. Verder wordt er niets over de persoon bewaard: geen account, geen contactgegevens, alleen de naam die is ingetypt en de scans die zijn gemaakt.

Het telscherm spreekt twaalf talen en volgt de instelling van de telefoon zelf, dus een gemengde vloer hoeft niets af te spreken: iedereen opent dezelfde link en leest hem in de eigen taal. Met de hand kiezen kan ook, in de instellingen.

Is de link vervangen of de telling geannuleerd, dan zegt de telefoon dat in plaats van stil te falen. Scans die al binnen zijn, zijn veilig; wat op dat toestel nog wacht kan niet meer weg, en de persoon heeft de nieuwe link nodig om verder te gaan.

Meerdere mensen tellen tegelijk op één locatie, en elk ziet het lopende totaal dat de anderen opbouwen. Er is geen toewijzing en geen slot: twee mensen die hetzelfde schap scannen leveren simpelweg een te hoog totaal op, en daar is de verschillenkolom voor.

In de admin zet de tabel wat het schap zegt tegenover wat Shopify heeft. Bij start telling is het aantal op het moment van aanmaken, Geteld is wat er van de telefoons kwam, Verschil is het gat ertussen, en Geteld door is wie er scande. Boven de tabel houden vijf tegels de vorm van het geheel in beeld: artikelen, geteld, verschillen, niet geteld, scans.

De tabbladen beperken de tabel zonder hem te veranderen. Verschillen is waar het werk zit — de regels waarop schap en Shopify het oneens zijn. Kloppend is alles wat goed uitkwam. Geteld, Niet geteld en Alles zijn de voor de hand liggende drie, en Met notities verzamelt de regels die iemand heeft aangemerkt.

Zoeken accepteert een productnaam, een SKU of een barcode, dus een vraag van de vloer — «wat kwam er uit op dat olijfkleurige overhemd?» — is één veld van het antwoord verwijderd.

Geteld door filtert op één persoon of meerdere. Bij een telling met drie mensen is het gemak; bij een telling met vierendertig is het de enige praktische manier om een regel te vinden, en daarom heeft het filter een eigen zoekveld en een alles selecteren.

Artikel toevoegen dekt wat de telefoons helemaal niet zagen: de doos die in het magazijn opduikt nadat iedereen naar huis is, of een artikel dat op deze locatie op voorraad staat maar nooit gescand werd. Het zoekt in dezelfde catalogus die de telefoons gebruiken en voegt een getelde regel toe alsof hij vanuit de admin gescand was.

Notities gaan beide kanten op. Wie telt kan er een achterlaten vanaf zijn telefoon — een ingedrukte doos, een gangpad achter een pallet — en jij kunt er hier een achterlaten, bij één artikel of bij de hele telling. Iedereen die telt ziet ze, en elke notitie kan worden afgevinkt zodra hij is afgehandeld.

Niets hiervan heeft je voorraad geraakt. De telling houdt haar eigen getallen tot je hem toepast: de pagina sluiten, morgen terugkomen of de tabel filteren verandert niets in Shopify.

Niets op deze pagina is al naar je voorraad geschreven. Tot Toepassen is ingedrukt, heeft Shopify precies wat het had toen de telling begon.

Een conflict is een artikel waarvan het aantal in Shopify veranderde nadat de telling het had bereikt. Een verkoop, een retour, een andere app die zijn werk deed — wat de oorzaak ook is, het getal waartegen vergeleken werd is niet langer het getal dat Shopify heeft, en het getelde aantal daaroverheen schrijven zou wissen wat er tussendoor gebeurde. Handcount doet dat niet: het schrijft elke regel die het veilig kan schrijven en houdt de rest tegen.

Het resultaat verschijnt als melding op de telling: hoeveel artikelen zijn bijgewerkt, hoeveel al klopten, en hoeveel conflicten zijn. Die melding is meteen ook de uitweg, dus er valt niets te zoeken.

Conflicten oplossen opent ze één voor één. Elke regel toont het aantal bij de start van de telling, het aantal dat Shopify nu heeft en het getelde getal, en biedt drie antwoorden. Het getal van Shopify houden laat het met rust en beëindigt het conflict. Het gescande getal schrijven zet het over wat Shopify nu heeft. Een ander getal schrijven neemt een getal dat je intypt, voor als geen van beide klopt en iemand is gaan kijken.

Een artikel dat tijdens de telling niet meer op deze locatie gevoerd wordt, krijgt een eigen vierde geval: er is geen aantal om te schrijven, dus het enige zinnige antwoord is het met rust laten.

Wat je niet beslist blijft een conflict. De app raadt niet, en pakt niet stilletjes het getelde getal omdat je dat waarschijnlijk bedoelde.

Conflicten kunnen vóór het toepassen of erna worden afgehandeld. Ervoor opent hetzelfde scherm vanuit de bevestiging; erna draagt de telling een tabel Niet verwerkt met de reden op elke regel en een schrijfknop per regel, zodat één koppig artikel kan worden opgelost zonder de rest aan te raken.

Toepassen schrijft de getelde aantallen naar de locatie waarvoor de telling is aangemaakt. Daarvoor leest het Shopify opnieuw en vertelt het wat er sinds de start veranderd is, zodat de bevestiging gaat over de winkel zoals hij nu is en niet zoals hij vanochtend was.

Bij een volledige telling noemt de bevestiging ook hoeveel ongetelde artikelen op nul gezet gaan worden en hoeveel het met rust laat. Die twee getallen zijn het verschil tussen een volledige en een cyclische telling, uitgesproken op het laatste moment waarop het nog gestopt kan worden.

Elke wijziging wordt vastgelegd met de reden die je bij het aanmaken koos, dus hij verschijnt in de voorraadgeschiedenis van het artikel in Shopify als elke andere correctie — op dezelfde plek waar een handmatige correctie zou opduiken, met hetzelfde spoor.

Daarna houdt de telling het resultaat vast. Bijgewerkt in Shopify somt elke weggeschreven regel op, met zijn voor, zijn na en het verschil; Niet verwerkt somt op wat is tegengehouden. Allebei blijven ze op de pagina staan, waardoor de telling haar eigen verslag is van wat er gebeurd is.

Dit toepassen terugdraaien zet de aantallen terug naar wat ze waren. Het werkt regel voor regel, en alleen daar waar Shopify nog steeds het getal heeft dat dit toepassen wegschreef — wat sindsdien verkocht is, blijft dus precies zoals het is in plaats van een tweede keer overschreven te worden.

Dat betekent dat een terugdraaiing half gedaan terug kan komen, en dan blijft hij beschikbaar: druk nog eens en hij loopt alleen de regels na die nog niet terug zijn. De knop verdwijnt pas als elke regel is teruggezet.

Artikelen die als conflict gemeld werden, zijn nooit weggeschreven, dus het terugdraaien raakt ze evenmin aan: ze blijven zoals ze zijn.

Shopify legt de terugdraaiing vast als een correctie en niet als nog een voorraadtelling, wat de geschiedenis van het artikel leesbaar houdt: één telling die is gedaan en één correctie die hem terugnam, in plaats van twee tellingen die elkaar lijken tegen te spreken.

Vergelijken met een eerdere telling staat op de pagina van de telling en op zichzelf. Kies een locatie en daarna twee of meer van haar toegepaste tellingen — alleen toegepaste verschijnen, want een telling die nooit is weggeschreven heeft geen resultaat om mee te vergelijken.

De vergelijking is één regel per artikel en één kolom per telling, met een kolom die de verandering van de eerste naar de laatste toont. Zoeken beperkt hem op naam, SKU of aantal.

Dit is het beeld dat losse tellingen tot een patroon maakt. Eén telling geeft het getal van vandaag; vier geven aan welke SKU elke maand tekortkomt, en dat is geen telfout — er gebeurt iets in de winkel.

Tellingen blijven in de lijst zolang de app geïnstalleerd is, dus de vergelijking wordt nuttiger naarmate je langer telt.

Eén locatie is $19 per maand: één locatie, tot vijf telefoons die tegelijk tellen, en geen limiet op artikelen of op hoeveel tellingen je doet.

Meerdere locaties is $49 per maand: zoveel locaties en telefoons als je wilt, met dezelfde afwezigheid van limieten op artikelen en tellingen.

Geen van beide plannen rekent naar cataloguslengte, dus de rekening verandert niet omdat de winkel groeide. Allebei beginnen met 14 dagen gratis proberen, en de app zegt op elke pagina van de admin hoeveel dagen er nog over zijn.