Inwentaryzacja z Handcount

Spisy to strona główna aplikacji: każdy spis, jaki kiedykolwiek zrobiłeś, z lokalizacją, godziną startu, liczbą objętych artykułów i liczbą skanów, które wpłynęły. Etykieta w wierszu mówi, dokąd doszedł — trwa, zatwierdzony albo anulowany — i wystawia dwie rzeczy, które liczą się od razu: ile wierszy nie zgadza się z Shopify i ile konfliktów pozostaje nierozstrzygniętych. Nowy spis zaczyna jeden.

Najpierw lokalizacja. Spis należy dokładnie do jednej, i każda ilość, którą zapisze, idzie właśnie tam. W planie jednolokalizacyjnym wybierasz spośród lokalizacji, które masz, i liczysz jedną; plan wielolokalizacyjny pozwala prowadzić spisy w dowolnej ich liczbie, także jednocześnie.

Potem zakres, który jest opcjonalny. Ogranicz do dostawcy i Ogranicz do typu produktu zawężają spis do części katalogu — na obejście półki jednego dostawcy albo kurtek, zamiast całej sali. Zostawiony na Wszystko, spis obejmuje każdy artykuł mający stan w tej lokalizacji.

I jedno ustawienie, które zmienia to, co robi Zatwierdź. Zostaw bez zmian aktualizuje tylko artykuły, które ktoś policzył, a wszystko, czego nikt nie zeskanował, zachowuje ilość, którą Shopify już ma. Ustaw na zero traktuje wszystko niezeskanowane jako brak w magazynie — to pełna inwentaryzacja i tak uczciwie opróżnia się i przelicza magazyn.

Pełna inwentaryzacja ustawia na zero każdy niepoliczony artykuł. W lokalizacji ze 160 artykułami, z których policzono 8, to 152 artykuły na zero. Aplikacja podaje tę liczbę, zanim cokolwiek zapisze, ale to jedno ustawienie warto przeczytać dwa razy.

Powód zapisywany w Shopify to to, co Shopify odkłada przy każdej zmianie zrobionej przez ten spis. Domyślnie jest to Spis magazynowy, a pozostałe to te, które proponuje samo Shopify: korekta, ubytek, uszkodzenie, kontrola jakości, uzupełnienie. Wybrany powód pojawia się później w historii stanów każdego artykułu, więc za rok korekta wciąż powie, dlaczego nastąpiła.

Nazwa i notatka są opcjonalne. Nazwa służy tylko do odróżniania spisów na liście — Poniedziałkowy spis w magazynie czyta się lepiej niż data. Notatka zostaje przy spisie i nie idzie do Shopify, które nie ma na nią pola.

Utworzenie spisu robi migawkę tego, co Shopify ma w tej chwili. Ta migawka to kolumna Na starcie spisu, którą zobaczysz później, i to do niej porównywane są policzone liczby — czyli to, co sprzeda się po tym momencie, pojawi się jako różnica, a nie zostanie po cichu wchłonięte.

Każdy nowy spis ma jeden link, a obok niego kod QR. Wszyscy, którzy go otworzą, liczą w tej samej sesji, a ich skany pojawiają się w panelu w kilka sekund. Nie ma aplikacji do instalowania, konta Shopify do zakładania ani niczego do ustawiania na urządzeniu — i o to chodzi: ci, którzy liczą, zwykle nie mają dostępu do panelu.

Kopiuj link odkłada go do schowka na wiadomość; Otwórz ładuje go w nowej karcie, co jest najszybszym sposobem, by sprawdzić go samemu. Pod linkiem Teraz liczą wymienia osoby, których telefony są w sesji w tej chwili, pod imieniem, które wpisały.

Pierwszy ekran pyta o imię i o nic więcej. To imię trafia na każdy wiersz policzony przez tę osobę — tak tydzień później odpowiadasz, kto to liczył — i tyle aplikacja się o niej dowie. Po Zacznij liczyć telefon pobiera katalog tej lokalizacji: zajmuje to kilka sekund i to właśnie pozwala mu potem działać bez zasięgu.

Zmień link wydaje nowy i unieważnia stary. Używaj tego, gdy link trafił tam, gdzie nie powinien — czat grupowy, były pracownik — a nie do porządków.

Zmiana linku unieważnia stary natychmiast. Kto na nim liczy, przy następnym dotknięciu zostaje odcięty, a tego, czego jego telefon jeszcze nie wysłał, wysłać się już nie da — te skany przepadają. Wszystko, co już dotarło, zostaje.

Anulowanie spisu to drugie wyjście. Zamyka spis, link przestaje przyjmować skany, wszystko policzone zostaje i daje się czytać, a do Shopify nic nie jest zapisywane. Anulowanego spisu nie da się otworzyć ponownie; jeśli trzeba kontynuować, tworzy się nowy.

Dla osoby na sali ekran liczenia to cała aplikacja. Na górze lokalizacja i postęp spisu, na środku jedno pole, pod spodem wszystko policzone do tej pory, od najnowszego.

Pole przyjmuje trzy rzeczy: kod kreskowy, SKU albo część nazwy produktu. Dla telefonu czytnik Bluetooth to po prostu klawiatura — wpisuje kod do pola i zatwierdza, więc poza ustawieniami Bluetooth samego telefonu nic nie trzeba parować. Wpisywanie z ręki działa tak samo, co ma znaczenie przy artykule ze startą etykietą.

Każde skanowanie dodaje jeden. Inwentaryzacja liczy sztuki, a nie skany, więc zeskanowanie tego samego pudła dwa razy to sposób na zapisanie drugiej sztuki — liczba rośnie do dwóch, a komunikat potwierdza, na którym artykule wylądowała i jaka jest bieżąca suma.

Przy półce bez czytnika pod ręką Użyj aparatu zamienia telefon w czytnik: kierujesz na kod, zostaje odczytany i policzony, a telefon zostaje w trybie aparatu, więc można przejść cały rząd, nie podnosząc wzroku. Przy półce z czterdziestoma identycznymi artykułami tryb skanowania można przestawić tak, by pytał o ilość — zeskanuj jeden, wpisz 40, gotowe.

Oba tryby są w ustawieniach samego telefonu, razem z wyborem, czy skan ma liczyć się od razu, czy czekać na potwierdzenie. Obowiązują na urządzenie: osoba na drabinie może pracować inaczej niż osoba przy stole.

Kod, którego spis nie zawiera, jest odrzucany, a ekran mówi to wprost, zamiast po cichu nie robić nic. Zwykle znaczy to jedno z trzech: artykuł nie ma stanu w tej lokalizacji, spis zawężono do dostawcy albo typu, który go wyklucza, albo kodu w ogóle nie ma w Shopify. Dotknięcie policzonego wiersza otwiera ten artykuł, gdzie ilość można podnieść lub obniżyć, zostawić notatkę albo usunąć wiersz.

Usunięcie wiersza to nie to samo co policzenie zera. Usunięty wiersz wraca do stanu nigdy nie liczony, co przy spisie cyklicznym oznacza, że liczba Shopify zostaje; policzenie go jako zero mówi, że półka jest pusta. Aplikacja pyta, o które z dwóch ci chodziło, zanim cokolwiek usunie.

Bez zasięgu liczenie trwa dalej. Katalog jest już na urządzeniu, a każdy skan zapisuje się najpierw tam — ekran mówi, ile czeka. Gdy połączenie wróci, idą w górę same, od najstarszych, a komunikat wraca na zsynchronizowano.

Telefon trzyma swoją kopię, dopóki spis jest otwarty, i kasuje ją, gdy spis się zamknie albo trzydzieści dni po tym, jak to urządzenie ostatnio go otworzyło. Nic więcej o tej osobie nie jest przechowywane: żadnego konta, żadnych danych kontaktowych, tylko wpisane imię i wykonane skany.

Ekran liczenia mówi dwunastoma językami i idzie za ustawieniem samego telefonu, więc mieszana obsada niczego nie musi ustalać: wszyscy otwierają ten sam link i czytają go po swojemu. Można też wybrać język ręcznie w ustawieniach.

Jeśli link został zastąpiony albo spis anulowany, telefon to mówi, zamiast po cichu przestać działać. Skany już dostarczone są bezpieczne; to, co na tym urządzeniu jeszcze czeka, nie zostanie wysłane, a osoba potrzebuje nowego linku, by kontynuować.

Kilka osób liczy tę samą lokalizację jednocześnie, każda widzi bieżącą sumę, którą budują pozostałe. Nie ma przydziału ani blokady — dwie osoby skanujące tę samą półkę po prostu dają za wysoką sumę, i dokładnie po to jest kolumna różnic.

W panelu tabela zestawia to, co mówi półka, z tym, co ma Shopify. Na starcie spisu to ilość z chwili utworzenia, Policzono to, co przyszło z telefonów, Różnica to odstęp między nimi, a Policzył to osoba, która skanowała. Nad tabelą pięć kafelków trzyma w polu widzenia kształt całości: artykuły, policzone, rozbieżności, niepoliczone, skany.

Zakładki zawężają tabelę, nie zmieniając jej. Rozbieżności to miejsce, gdzie jest robota — wiersze, w których półka i Shopify się nie zgadzają. Zgodne to wszystko, co wyszło. Policzone, Niepoliczone i Wszystkie to trzy oczywiste, a Z notatkami zbiera wiersze, które ktoś oznaczył.

Wyszukiwarka przyjmuje nazwę produktu, SKU albo kod kreskowy, więc pytanie z sali — «ile wyszło na tej oliwkowej koszuli?» — dzieli od odpowiedzi jedno pole.

Policzył filtruje do jednej osoby albo kilku. Przy spisie robionym przez trzy osoby to wygoda; przy spisie na trzydzieści cztery osoby to jedyny praktyczny sposób znalezienia wiersza — dlatego filtr ma własną wyszukiwarkę i zaznacz wszystkich.

Dodaj artykuł pokrywa to, czego telefony w ogóle nie zobaczyły: pudło znalezione na zapleczu, gdy wszyscy już poszli, albo artykuł mający stan w tej lokalizacji, którego nikt nie zeskanował. Szuka w tym samym katalogu, którego używają telefony, i dodaje policzony wiersz, jakby zeskanowano go z panelu.

Notatki działają w obie strony. Kto liczy, może zostawić jedną z telefonu — zgniecione pudło, alejka za paletą — a ty możesz zostawić swoją stąd, przy jednym artykule albo przy całym spisie. Widzą je wszyscy liczący, a każdą notatkę można odhaczyć, gdy zostanie załatwiona.

Nic z tego nie dotknęło twoich stanów. Spis trzyma własne liczby, dopóki go nie zatwierdzisz: zamknięcie strony, powrót jutro albo filtrowanie tabeli nie zmienia w Shopify niczego.

Nic z tej strony nie zostało jeszcze zapisane do stanów. Dopóki nie zostanie naciśnięte Zatwierdź, Shopify ma dokładnie to, co miało na starcie spisu.

Konflikt to artykuł, którego ilość w Shopify zmieniła się po tym, jak spis do niego dotarł. Sprzedaż, zwrot, inna aplikacja przy pracy — jakakolwiek by nie była przyczyna, liczba, do której porównywano, nie jest już liczbą, którą ma Shopify, a nadpisanie jej policzoną wartością skasowałoby to, co zdarzyło się w międzyczasie. Handcount tego nie robi: zapisuje każdy wiersz, który może zapisać bezpiecznie, a resztę wstrzymuje.

Wynik pojawia się jako pasek na spisie: ile artykułów zaktualizowano, ile było już poprawnych i ile jest konfliktów. Ten pasek jest zarazem wyjściem, więc nie trzeba niczego szukać.

Rozwiąż konflikty otwiera je pojedynczo. Każdy wiersz pokazuje ilość na starcie spisu, ilość, którą Shopify ma teraz, i wartość policzoną, i daje trzy odpowiedzi. Zostaw liczbę Shopify zostawia ją w spokoju i kończy konflikt. Zapisz zeskanowaną liczbę kładzie policzoną wartość na tym, co Shopify ma teraz. Zapisz inną liczbę bierze liczbę, którą wpiszesz — na wypadek, gdy żadna nie jest właściwa, a ktoś poszedł sprawdzić.

Artykuł, który w trakcie spisu przestał być prowadzony w tej lokalizacji, dostaje własny czwarty przypadek: nie ma czego zapisać, więc jedyną sensowną odpowiedzią jest zostawić go w spokoju.

To, czego nie rozstrzygniesz, zostaje konfliktem. Aplikacja nie zgaduje i nie bierze po cichu policzonej liczby dlatego, że pewnie o to ci chodziło.

Konflikty można załatwić przed zatwierdzeniem albo po nim. Przed — ten sam ekran otwiera się z potwierdzenia; po — spis ma tabelę Niezapisane z powodem w każdym wierszu i przyciskiem zapisu przy każdym, więc jeden uparty artykuł da się rozwiązać bez ruszania reszty.

Zatwierdź zapisuje policzone ilości do lokalizacji, dla której spis powstał. Zanim to zrobi, czyta Shopify ponownie i mówi, co zmieniło się od startu spisu — potwierdzenie mówi więc o sklepie takim, jaki jest teraz, a nie jaki był rano.

Przy pełnej inwentaryzacji potwierdzenie podaje też, ile niepoliczonych artykułów za chwilę pójdzie na zero i ile zostawia w spokoju. Te dwie liczby to różnica między pełną inwentaryzacją a spisem cyklicznym, powiedziana w ostatnim momencie, w którym można się jeszcze wycofać.

Każda zmiana zapisuje się z powodem wybranym przy tworzeniu spisu, więc pojawia się w historii stanów artykułu w Shopify jak każda inna korekta — w tym samym miejscu, w którym pojawiłaby się poprawka ręczna, z tym samym śladem.

Potem spis zachowuje wynik. Zaktualizowane w Shopify wymienia każdy zapisany wiersz, z wartością przed, po i różnicą; Niezapisane wymienia to, co zostało wstrzymane. Oba zostają na stronie, przez co spis jest własnym protokołem tego, co się stało.

Cofnij to zatwierdzenie przywraca ilości do stanu sprzed. Działa wiersz po wierszu i tylko tam, gdzie Shopify wciąż ma liczbę, którą to zatwierdzenie zapisało — czyli to, co sprzedano od tamtej pory, zostaje tak, jak jest, zamiast być nadpisane po raz drugi.

To znaczy, że cofnięcie może wrócić zrobione w połowie, i wtedy pozostaje dostępne: naciśnij ponownie, a przejdzie tylko wiersze, które jeszcze nie wróciły. Przycisk znika dopiero, gdy każdy wiersz zostanie przywrócony.

Artykuły zgłoszone jako konflikty nigdy nie zostały zapisane, więc cofanie ich też nie dotyka: zostają takie, jakie są.

Shopify zapisuje ten powrót jako korektę, a nie jako kolejny spis, co utrzymuje historię artykułu czytelną: jeden spis, który zrobiono, i jedna korekta, która go cofnęła — zamiast dwóch spisów, które wyglądają, jakby sobie przeczyły.

Porównaj z wcześniejszym spisem jest na stronie spisu i osobno. Wybierz lokalizację, a potem dwa lub więcej jej zatwierdzonych spisów — pojawiają się tylko zatwierdzone, bo spis, którego nigdy nie zapisano, nie ma wyniku do porównania.

Porównanie to jeden wiersz na artykuł i jedna kolumna na spis, z kolumną pokazującą zmianę od pierwszego do ostatniego. Wyszukiwarka zawęża je po nazwie, SKU albo ilości.

To widok, który z pojedynczych spisów robi wzór. Jeden spis podaje dzisiejszą liczbę; cztery mówią, którego SKU brakuje co miesiąc — a to nie pomyłka w liczeniu, tylko coś, co dzieje się w sklepie.

Spisy zostają na liście tak długo, jak aplikacja jest zainstalowana, więc porównanie staje się tym użyteczniejsze, im dłużej liczysz.

Jedna lokalizacja to 19 $ miesięcznie: jedna lokalizacja, do pięciu telefonów liczących naraz i brak limitu artykułów oraz liczby spisów.

Wiele lokalizacji to 49 $ miesięcznie: dowolna liczba lokalizacji i telefonów, z tym samym brakiem limitów na artykuły i spisy.

Żaden plan nie jest wyceniany według wielkości katalogu, więc rachunek nie zmienia się dlatego, że sklep urósł. Oba zaczynają się od 14 dni bezpłatnego okresu próbnego, a aplikacja pokazuje na każdej stronie panelu, ile dni zostało.