Fazendo um inventário com o Handcount

Contagens é a página inicial do app: todas as contagens que você já fez, com o local, quando começaram, quantos itens cobrem e quantas leituras chegaram. Um selo na linha diz até onde ela foi — em andamento, aplicada ou cancelada — e destaca as duas coisas que contam de relance: quantas linhas divergem do Shopify e quantos conflitos seguem sem decisão. Nova contagem começa uma.

Primeiro o local. Uma contagem pertence a exatamente um, e toda quantidade que ela gravar vai para lá. No plano de um local você escolhe entre os que tem e conta um; o plano de vários locais permite contagens em quantos quiser, inclusive ao mesmo tempo.

Depois o alcance, que é opcional. Limitar a fornecedor e Limitar a tipo de produto reduzem a contagem a uma parte do catálogo — para percorrer a prateleira de um fornecedor, ou as jaquetas, em vez da sala inteira. Deixado em Tudo, a contagem cobre todo item com estoque naquele local.

E então o único ajuste que muda o que o Aplicar faz. Deixar inalterado atualiza só os itens que alguém contou, e tudo o que ninguém escaneou mantém a quantidade que o Shopify já tem. Zerar trata tudo o que não foi escaneado como sem estoque — isso é uma contagem completa, e é assim que um estoque é esvaziado e recontado com honestidade.

Uma contagem completa zera todo item não contado. Num local com 160 itens em que 8 foram contados, são 152 itens indo a zero. O app informa esse número antes de gravar qualquer coisa, mas este é o ajuste que vale ler duas vezes.

Motivo registrado no Shopify é o que o Shopify arquiva em cada alteração que esta contagem fizer. O padrão é Contagem de estoque, e os demais são os que o próprio Shopify oferece: correção, quebra, danificado, controle de qualidade, reposição. O que você escolher aparece depois no histórico de estoque de cada item, então daqui a um ano o ajuste ainda dirá por que aconteceu.

Nome e nota são opcionais. O nome só serve para distinguir contagens na lista — Contagem de segunda no depósito se lê melhor que uma data. A nota fica com a contagem e não vai para o Shopify, que não tem campo para ela.

Criar a contagem tira um retrato do que o Shopify tem naquele momento. Esse retrato é a coluna No início da contagem que você verá depois, e é contra ele que os números contados são comparados — o que vender a partir desse instante aparece como diferença em vez de ser absorvido em silêncio.

Toda contagem nova vem com um link e, ao lado, um QR code. Quem abrir conta na mesma sessão, e as leituras aparecem no seu admin em segundos. Não há app para instalar, conta Shopify para criar nem nada para configurar no aparelho — e esse é o ponto: quem conta em geral não é quem tem acesso ao admin.

Copiar link deixa ele na área de transferência para uma mensagem; Abrir carrega numa aba nova, que é o jeito mais rápido de conferir você mesmo. Abaixo do link, Contando agora lista as pessoas cujos celulares estão na sessão neste momento, pelo nome que digitaram.

A primeira tela pede um nome e mais nada. Esse nome fica em cada linha que a pessoa contar — é assim que você responde uma semana depois quem contou aquilo — e é tudo o que o app saberá dela. Depois de Começar a contar, o celular baixa o catálogo daquele local: leva alguns segundos e é o que permite funcionar depois sem sinal.

Trocar link emite um novo e derruba o antigo. Use quando o link foi parar onde não devia — um grupo de mensagens, alguém que saiu — e não para arrumar a casa.

Trocar o link derruba o antigo na hora. Quem estiver contando fica de fora no toque seguinte, e o que o celular ainda não enviou não poderá mais ser enviado: essas leituras se perdem. Tudo o que já chegou fica guardado.

Cancelar a contagem é a outra saída. Fecha a contagem, o link para de aceitar leituras, tudo o que foi contado continua legível e nada é gravado no Shopify. Uma contagem cancelada não reabre; se for preciso seguir, cria-se outra.

Para quem está no salão, a tela de contagem é o app inteiro. Em cima, o local e o quanto a contagem avançou; no meio, um campo; embaixo, tudo o que já foi contado, do mais recente para o mais antigo.

O campo aceita três coisas: um código de barras, um SKU ou parte do nome de um produto. Para o celular, um leitor Bluetooth é apenas um teclado — ele digita o código no campo e confirma, então não é preciso parear nada além dos ajustes de Bluetooth do próprio aparelho. Digitar funciona igual, o que importa para o item cuja etiqueta se apagou.

Cada leitura soma um. Um inventário conta unidades e não leituras, então escanear a mesma caixa duas vezes é como a segunda é registrada — o número vai para dois, e um aviso confirma em que item caiu e qual é o total em andamento.

Numa prateleira sem leitor à mão, Usar câmera transforma o celular em um: aponte para um código, ele é lido e contado, e o celular fica em modo câmera para percorrer uma fileira sem levantar os olhos. Numa prateleira com quarenta itens iguais, o modo de leitura pode pedir a quantidade: escaneie um, digite 40, pronto.

Os dois modos ficam nos ajustes do próprio celular, junto com a escolha de contar na hora ou esperar confirmação. Valem por aparelho: quem está na escada pode trabalhar de um jeito e quem está na bancada de outro.

Um código que a contagem não contém é recusado, e a tela diz isso com clareza em vez de não fazer nada em silêncio. Em geral significa uma de três coisas: o item não tem estoque neste local, a contagem foi reduzida a um fornecedor ou tipo que o exclui, ou o código de barras não está no Shopify. Tocar numa linha contada abre aquele item, onde a quantidade sobe ou desce, uma nota pode ser deixada, ou a linha pode ser removida.

Remover uma linha não é o mesmo que contar zero. Uma linha removida volta a nunca ter sido contada, o que numa contagem cíclica significa que o número do Shopify permanece; contá-la como zero diz que a prateleira está vazia. O app pergunta qual das duas você quis dizer antes de remover qualquer coisa.

Sem sinal, a contagem continua. O catálogo já está no aparelho e cada leitura é gravada ali primeiro — a tela diz quantas estão esperando. Quando a conexão volta, elas sobem sozinhas, das mais antigas para as mais novas, e o aviso volta a dizer sincronizado.

O celular guarda sua cópia enquanto a contagem estiver aberta e a apaga quando a contagem fecha ou trinta dias depois de aquele aparelho tê-la aberto pela última vez. Nada mais sobre a pessoa é guardado: sem conta, sem contato, apenas o nome digitado e as leituras feitas.

A tela de contagem fala doze idiomas e segue o ajuste do próprio celular, então uma equipe mista não precisa combinar nada: todos abrem o mesmo link e leem no seu idioma. Também dá para escolher à mão nos ajustes.

Se o link foi substituído ou a contagem foi cancelada, o celular avisa em vez de falhar em silêncio. As leituras já entregues estão seguras; o que ainda espera naquele aparelho não poderá ser enviado, e a pessoa precisa do link novo para continuar.

Várias pessoas contam o mesmo local ao mesmo tempo, e cada uma vê o total que as outras estão somando. Não há divisão nem trava: duas pessoas escaneando a mesma prateleira simplesmente produzem um total alto demais, e é exatamente para isso que serve a coluna de diferenças.

No admin, a tabela põe o que a prateleira diz contra o que o Shopify tem. No início da contagem é a quantidade no momento da criação, Contado é o que veio dos celulares, Diferença é o vão entre os dois, e Contado por é quem escaneou. Acima da tabela, cinco blocos mantêm a forma do conjunto à vista: itens, contados, divergências, não contados, leituras.

As abas reduzem a tabela sem mudá-la. Divergências é onde está o trabalho — as linhas em que prateleira e Shopify não concordam. Bateram é tudo o que saiu certo. Contados, Não contados e Todos são os três óbvios, e Com notas junta as linhas que alguém sinalizou.

A busca aceita nome de produto, SKU ou código de barras, então uma pergunta vinda do salão — «quanto deu na camisa oliva?» — está a um campo da resposta.

Contado por filtra por uma pessoa ou várias. Numa contagem feita por três pessoas é comodidade; numa feita por trinta e quatro é a única forma prática de achar uma linha, e por isso o filtro tem busca própria e um selecionar todos.

Adicionar um item cobre o que os celulares não viram: a caixa que aparece no depósito depois que todo mundo foi embora, ou um item com estoque neste local que nunca foi escaneado. Busca no mesmo catálogo que os celulares usam e acrescenta uma linha contada como se tivesse sido escaneada pelo admin.

As notas vão nos dois sentidos. Quem conta pode deixar uma pelo celular — uma caixa amassada, um corredor atrás de um pallet — e você pode deixar uma daqui, num item ou na contagem inteira. Todos que contam as veem, e cada nota pode ser marcada como resolvida.

Nada disso encostou no seu estoque. A contagem guarda os próprios números até você aplicá-la: fechar a página, voltar amanhã ou filtrar a tabela não muda nada no Shopify.

Nada desta página foi gravado no seu estoque ainda. Até apertar Aplicar, o Shopify tem exatamente o que tinha quando a contagem começou.

Um conflito é um item cuja quantidade no Shopify mudou depois que a contagem chegou nele. Uma venda, uma devolução, outro app trabalhando — qualquer que seja a causa, o número contra o qual se comparava já não é o que o Shopify tem, e gravar a quantidade contada por cima apagaria o que aconteceu no meio. O Handcount não faz isso: grava todas as linhas que consegue gravar com segurança e segura o resto.

O resultado aparece como um aviso na contagem: quantos itens foram atualizados, quantos já estavam certos e quantos são conflitos. Esse aviso também é a saída, então não há o que procurar.

Resolver conflitos abre um a um. Cada linha mostra a quantidade no início da contagem, a que o Shopify tem agora e o número contado, e oferece três respostas. Manter o número do Shopify deixa em paz e encerra o conflito. Gravar o número escaneado põe a quantidade contada sobre o que o Shopify tem. Gravar outro número usa um valor que você digita, para quando nenhum dos dois está certo e alguém voltou a conferir.

Um item que deixou de ter estoque neste local durante a contagem ganha um quarto caso próprio: não há quantidade a gravar, então a única resposta sensata é deixá-lo em paz.

O que você não decidir continua conflito. O app não adivinha e não pega em silêncio o número contado por ser provavelmente o que você queria.

Conflitos podem ser resolvidos antes de aplicar ou depois. Antes, a mesma tela abre pela confirmação; depois, a contagem leva uma tabela Não gravado com o motivo em cada linha e um botão de gravação em cada uma, de modo que um item teimoso se resolve sem mexer no resto.

Aplicar grava as quantidades contadas no local para o qual a contagem foi criada. Antes disso, relê o Shopify e diz o que mudou desde o início da contagem — a confirmação fala então da loja como ela está agora, não como estava de manhã.

Numa contagem completa a confirmação também diz quantos itens não contados estão prestes a ir a zero e quantos ela deixa em paz. Esses dois números são a diferença entre contagem completa e cíclica, ditos no último momento em que ainda dá para parar.

Cada alteração é registrada com o motivo escolhido na criação, então aparece no histórico de estoque do item no Shopify como qualquer outro ajuste — no mesmo lugar em que uma correção manual apareceria, com o mesmo rastro.

Depois, a contagem guarda o resultado. Atualizado no Shopify lista cada linha gravada, com antes, depois e a diferença; Não gravado lista o que ficou retido. Os dois permanecem na página, o que faz da contagem o próprio registro do que aconteceu.

Desfazer esta aplicação devolve as quantidades ao que eram antes. Trabalha linha por linha e só onde o Shopify ainda tem o número que esta aplicação gravou — o que vendeu desde então fica exatamente como está, em vez de ser sobrescrito uma segunda vez.

Isso quer dizer que um desfazer pode voltar pela metade, e nesse caso continua disponível: aperte de novo e ele percorre só as linhas que ainda não voltaram. O botão some quando todas tiverem voltado.

Itens marcados como conflito nunca chegaram a ser gravados, então desfazer também não os toca: ficam como estão.

O Shopify registra essa volta como correção e não como outra contagem, o que mantém o histórico do item legível: uma contagem que foi feita e uma correção que a desfez, em vez de duas contagens que parecem se contradizer.

Comparar com uma contagem anterior fica na página da contagem e por conta própria. Escolha um local e depois duas ou mais contagens aplicadas dele — só aparecem as aplicadas, porque uma contagem que nunca foi gravada não tem resultado a comparar.

A comparação é uma linha por item e uma coluna por contagem, com uma coluna mostrando a variação da primeira à última. A busca reduz por nome, SKU ou quantidade.

É a visão que transforma contagens soltas em padrão. Uma contagem dá o número de hoje; quatro dizem qual SKU falta todo mês, e isso não é erro de contagem: é algo acontecendo na loja.

As contagens ficam na lista enquanto o app estiver instalado, então a comparação fica mais útil quanto mais tempo você contar.

Um local custa US$ 19 por mês: um local, até cinco celulares contando ao mesmo tempo, e sem limite de itens nem de quantas contagens você faz.

Vários locais custa US$ 49 por mês: qualquer número de locais e de celulares, com a mesma ausência de limites em itens e contagens.

Nenhum plano é cobrado por tamanho de catálogo, então a conta não muda porque a loja cresceu. Os dois começam com 14 dias de teste grátis, e o app diz quantos dias faltam em todas as páginas do admin enquanto ele corre.